2025. július 1-től a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állítanak ki a vállalkozások számára. A korábban tervezett határidőt meghosszabbították, hogy mind a szolgáltatók, mind a számlabefogadók felkészülhessenek, de most már tényleg elérkezik az idő: az elektronikus számlák befogadása és archiválása kötelező lesz minden cég számára. Ez komoly kihívást jelenthet sok vállalkozás számára, ám Czöndör Szabolcs cikkében részletesen bemutatja, hogyan lehet hatékonyan kezelni és archiválni ezeket az elektronikus számlákat.
Elektronikus számla befogadásának általános szabályai
A hatályos jogszabályi környezet egyenrangúnak tekinti a papíralapú és az elektronikus számlát, vagyis a számlázás módjának kiválasztása alapvetően az eladó és a vevő közös döntésétől függ. Ettől az alapelvtől kizárólag akkor lehet – vagy kell – eltérni, ha valamely konkrét jogszabály másként rendelkezik. Ez azt jelenti, hogy amennyiben nincs ilyen kötelező előírás, kizárólag a felek közös akarata vezethet elektronikus számlázáshoz.
Három fontos alapkövetelmény
Elektronikus számla kibocsátásakor három alapvető követelménynek kell teljesülnie:
- a számla olvashatóságának biztosítása
- az eredet hitelessége,
- valamint a tartalom sértetlensége.
Ezeket a követelményeket nem csupán a számla kiállításának időpontjában, hanem a teljes megőrzési időszak alatt biztosítani kell valamilyen megfelelő megoldással. Ez a választott módszer általában egyben az archiválás technikai megvalósítását is meghatározza – erről azonban majd később ejtünk szót.
Hogyan ne legyünk áldozatok?
A felek megállapodása nem kizárólag az elektronikus számlázás alkalmazására terjedhet ki, hanem annak technikai részleteire, a továbbítás módjára, csatornájára is. Ezeknek az elemeknek az előzetes egyeztetése segíthet az eredet hitelességének biztosításában. Ez nem pusztán jogi vagy adóhatósági szempontból lényeges – gyakorlati jelentősége is van: egy vállalkozás így könnyebben meggyőződhet arról, hogy a számla valóban attól a partnertől érkezett, akivel üzleti kapcsolatban áll. Gyanút kelthet például, ha a számla nem a megszokott csatornán érkezik (például másik e-mail címről), vagy eltérő formátumú, esetleg hiányzik róla a korábban megállapodott hitelesítési eszköz, például az elektronikus aláírás. Ilyen esetekben érdemes óvatosabban eljárni, és felvenni a kapcsolatot a számlát kiállító féllel, mielőtt a dokumentumot befogadják. A számla eredetének ellenőrzése és a technikai paraméterek előzetes rögzítése tehát üzleti érdek is, különösen a számlabefogadók számára.
Kötelező elektronikus számlázás 2025. július 1-től
A fentiekben ismertetett követelmények valamennyi olyan esetben irányadóak, amikor a számlázási folyamat kialakítása a felek szabad megállapodásán alapul. Ugyanakkor a kötelező elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabályi előírásokat is érdemes jól ismerni, hogy világosan lássuk, mely pontokon térhet el a szabályozott rendszer a szabad megállapodáson alapuló gyakorlattól, és melyek azok az alapvető követelmények, amelyeket minden esetben kötelező betartani.
A 273/2007. (X. 19.) Kormányrendelet, amely a 2007. évi LXXXVI. villamosenergia-törvény, valamint a 19/2009. (I. 30.) Kormányrendelet, amely a 2008. évi XL. földgáztörvény egyes rendelkezéseinek végrehajtását szabályozza, 2025. július 1-jétől módosul. A módosítás értelmében a villamosenergia-kereskedők és -elosztók, valamint a földgázkereskedők és -elosztók számára kötelezővé válik az elektronikus számlázás. Fontos azonban, hogy ez a kötelezettség nem terjed ki a lakossági ügyfelekre – esetükben továbbra is szükséges a vevő hozzájárulása az elektronikus számlához.
A vállalkozók közül talán az egyéni vállalkozók jelentenek egyfajta különlegességet, mivel a magánszemély és a vállalkozó nem válik el sok tekintetben egymástól. Amennyiben vállalkozóként kötöttek szerződést az érintett szolgáltatóval, akkor rájuk is kiterjed a kötelező elektronikus számla, valamint az ezzel együtt járó további követelmények teljesítése. Amennyiben magánszemélyként van szerződésük, akkor egy költségmegosztás történik a magánszemély és az egyéni vállalkozás között. Ekkor viszont a szolgáltató számára nincs elektronikus számlázási kötelezettség.
Elektronikus számlák megőrzése
A számlamegőrzési kötelezettség minden vállalkozóra kiterjed, függetlenül attól, hogy áfa szempontjából alanyi adómentességet élvez, vagy normál adóelszámolást alkalmaz. A bizonylatmegőrzésnek ugyanis fontos szerepe van akár egy költségelszámolás tekintetében is, de áfa tekintetében nyilván alapvető kérdés.
Az elektronikus számlákat elektronikus formában szükséges megőrizni Magyarországon. Bár feldolgozási célból ki lehet nyomtatni, ugyanakkor a bizonylatmegőrzést kizárólag elektronikusan lehet biztosítani. A megőrzésnél fontos követelmény, hogy a számla adattartalmára vonatkozik. Így akár lehet a számlát más formában is megőrizni, amennyiben biztosított az adattartalom védelme. Ugyanakkor az ilyen fajta konverzióra főleg PDF alapú számlánál nem nagyon szokott sor kerülni, az eredetileg kibocsátott számla kerül megőrzésre.
Sokan – vállalkozók és könyvelők egyaránt – túl bonyolultnak látják az elektronikus számlák megőrzésére vonatkozó szabályokat, pedig a jogszabályi elvárások valójában egyszerű és jobbára érthető alapelveken nyugszanak. Ha leírnánk egy üres lapra, mi minden szükséges ahhoz, hogy egy elektronikus dokumentumot hosszú távon biztonságosan megőrizzünk, nagy eséllyel pontosan azt kapnánk, amit a magyar jogszabályok is előírnak.
Archiválási alapelvek
Az egyik legfontosabb elvárás, hogy a számla ne csak megmaradjon, hanem hosszú évek múltán is olvasható és értelmezhető legyen. Emellett gondoskodni kell arról is, hogy ne tudjon könnyen elveszni vagy megsemmisülni, és hosszú távon is hozzáférhető maradjon. Ennek eléréséhez többféle technikai megoldás létezik. Ilyen például az elektronikus aláírás vagy az ún. hash kód, amelyek biztosítják, hogy az adat tartalma ne változzon. Fontos azonban tudni, hogy ezek nem védik meg a dokumentumokat attól, hogy egyszerűen törlésre kerüljenek – ezért olyan helyen kell őket tárolni, ahol ez a kockázat is kezelhető. Ez lehet egy megbízható archiválási szolgáltató, de akár egy jól felépített, saját informatikai rendszer is.
Milyen megoldást válasszunk?
Nincs azonban minden cég számára egyetlen tökéletes megoldás, hiszen más igényei vannak egy kisvállalkozásnak, amely évente csak néhány tucat számlát kezel, mint egy nagyobbnak, amely havonta több százat kap. Más megoldás szükséges akkor is, ha a számlákhoz naponta hozzá kell férni, és akkor is, ha csak ritkán van szükség rájuk. Emellett ha egy cég több helyről kap elektronikus számlát, észszerű igény, hogy ezeket egységes módon tudja kezelni. És az sem mindegy, hogy csak számlákat, vagy más típusú dokumentumokat – például szerződéseket, bizonylatokat – is szeretnénk elektronikusan archiválni.
Ezért a megfelelő archiválási megoldás kiválasztásánál nemcsak a jogszabályi követelményeket, hanem a vállalkozás saját működési igényeit is figyelembe kell venni. Jó megoldás lehet például egy külső archiválási szolgáltatóra bízni az elektronikus számlák tárolását, de akár egy saját szerver kialakítása is célravezető lehet, ahol nemcsak a számlák, hanem más fontos dokumentumok is helyet kapnak. Ha nem szeretnénk zárt, saját archiváló rendszert kiépíteni, akkor elvárhatjuk partnereinktől, hogy elektronikus aláírással ellátva küldjék meg számláikat. De az is működhet, hogy a számlabefogadó maga látja el elektronikus aláírással a dokumentumokat, és így őrzi meg őket hiteles módon. Szintén jó alternatíva lehet egy erre a célra kialakított, megbízható felhőalapú archiválási szolgáltatás igénybevétele.
Melyek a nem megfelelő megoldások?
Fontos azonban kerülni a bizonytalan vagy nem biztonságos megoldásokat. Ilyen például, ha hosszú távon egy e-mail fiókban tároljuk a számlákat – ezek nem erre a célra készültek, és bármikor törlésre kerülhetnek. Ugyanígy nem biztonságos, ha csak egyszerűen lementjük a számlákat egy számítógépre. Sokan használják a Google Drive-ot vagy a OneDrive-ot archiválásra, de ezek sem garantálnak megfelelő védelmet a törléssel vagy adatvesztéssel szemben. Gyakori tévhit az is, hogy ha egy szerveren napi mentés készül, az már elegendő az archiválásra – pedig ezek a mentések nem a hosszú távú megőrzést, hanem az adatvesztés elleni gyors visszaállítást szolgálják.
Amennyiben archiválási szolgáltatót választunk, akkor különös figyelemmel olvassuk el a szerződésben foglalt szolgáltatásokat, garanciákat. Fontos tudnunk, hogy a megőrzési problémákért végső soron a megőrzésre kötelezett vállalkozás felelős adójogi szempontból. Természetesen ennek kockázatát a szerződésben foglalt kötelezettség vállalásokkal, vagy akár polgári jogi garanciákkal.
Összefoglalva: a biztonságos és jogszabályoknak megfelelő elektronikus számlamegőrzés nem ördöngösség, de tudatos tervezést igényel. Érdemes olyan megoldást választani, amely a vállalkozás működéséhez illeszkedik, és valóban biztosítja a számlák hosszú távú elérhetőségét és sértetlenségét. Ne csupán a vállalkozáson belüli lehetőségeket vegyük számba, hanem fontoljuk meg akár egy szolgáltatás bevonását is. Érdemes költségelemzést is végezni, hogy az adott vállalkozás számára a megfelelő megoldást megtaláljuk.
Nem megfelelő archiválási folyamat következményei
Az archiválási folyamat lehet a számlabefogadási folyamatba integrált megoldás, de lehet manuális megoldás is. A jelenleg hatályos jogszabályaink az automatizációt nem várják el, csupán azt, hogy az elektronikus számlák adattartalma a megőrzési időszakban olvasható, értelmezhető legyen. Ezt a követelményt elérhetjük úgy is, hogy például hetente vagy havonta mentjük az adott hónapban beérkezett számlákat az archívumba. Ebből következik, hogy amennyiben július 1-jén még nem tudjuk pontosan az archiválási megoldást, akkor sincs még nagy probléma, ha néhány hét vagy hónap múlva találjuk meg azt. Ráadásul a szolgáltatók többsége az elektronikus számlákat egy olyan portálra helyezi el, ahonnan több hónapon keresztül biztosított a letölthetősége. Ez azonban nem jelenti azt, hogy lehetne nagyon hosszan halogatni az archiválás kérdését.
Adózási kockázata a nem megfelelően kialakított számlaarchiválásnak nem feltétlenül abban van, hogy az adóhivatal ezt a gyakorlatot feltárva mulasztási bírságot szab ki. A legsúlyosabb következményekkel akkor szembesülhetünk, amikor valamilyen baj történik, és elveszítjük a számláinkat. A jogkövetekezmények és a lehetőségek megegyeznek a papíralapú számlák elvesztésével. Az archiválási rendeletet tehát nem azzal a szemmel kell olvasnunk, hogy milyen technikai követelményeket támaszt velünk szemben, hanem azzal a szemmel, hogy ha megfelelő technikai megoldásokat alkalmazunk, akkor egyrészt az adatvesztés kockázatát csökkenthetjük, valamint a szankcionálás alól is tudunk mentesülni.
Megállapodás szerepe
Az elektronikus számlázás során a felek közötti megállapodás kulcsfontosságú, még akkor is, ha a jogszabályok nem írják elő kötelezően. Ez a megállapodás nem csupán formalitás, hanem alapvető eszköz a számlázási folyamatok egyértelműsítésére és biztonságossá tételére.
Miért fontos a megállapodás?
Az elektronikus számlázás során a számlakibocsátó és a számlabefogadó közötti megállapodás segít meghatározni a számlázás módját, formátumát és a kommunikációs csatornákat. Ez különösen fontos az önkéntes elektronikus számlázás esetén, de a kötelező elektronikus számlázásnál is előnyös lehet.
Mit tartalmazhat a megállapodás?
- Kapcsolattartási adatok: A felek e-mail címei, amelyeken keresztül a számlák küldése és fogadása történik.
- Számlaformátum: A számlák technikai formátuma (pl. PDF, XML), amely biztosítja a kompatibilitást és az olvashatóságot.
- Megőrzési idő: A szolgáltató által biztosított időtartam, ameddig a számlák elérhetők a webportálon.
- Módosítások kezelése: A megállapodásban rögzíthető, hogy bármilyen változás esetén a felek előzetesen értesítik egymást.
Előnyök a gyakorlatban
Egy jól megfogalmazott megállapodás segít elkerülni a félreértéseket és biztosítja, hogy mindkét fél tisztában legyen a számlázási folyamatokkal. Ez különösen fontos a számlák eredetének hitelessége és az adattartalom sértetlensége szempontjából, amelyek az Áfa törvény által előírt követelmények.
Az elektronikus számlázás hatékony és biztonságos működéséhez elengedhetetlen a felek közötti világos és részletes megállapodás. Ez nemcsak a jogszabályi megfelelést segíti elő, hanem hozzájárul a gördülékeny üzleti kapcsolatokhoz is.
Ne halogasd – készülj fel időben!
2025. július 1-től a közműszámlák archiválása jogszabályi kötelezettség. Bár a szabályozás részletes, és elsőre talán bonyolultnak tűnhet, a megfelelő megoldással ez a folyamat is egyszerűen és biztonságosan működtethető a vállalkozásodban. A legfontosabb, hogy ne hagyd az utolsó pillanatra a felkészülést: gondold végig, milyen megoldás illik legjobban a céged működéséhez, és kezdd el még most kialakítani az új gyakorlatot. Így nemcsak a szabályoknak felelsz meg, de magadnak is sok kellemetlenséget megspórolsz.
A Számlázz.hu #profi csomagjával az archiválás számodra megoldott: minden bejövő és kimenő számládat a jogszabályoknak megfelelően archiváljuk. Amennyiben egy bejövő számlát nem a Számlázz.hu rendszeréből állítottak ki részedre, mindössze annyi a teendőd, hogy számlázási fiókodban feltöltöd hozzá a számlaképet. Archiválás, jogszabályi megfelelés pipa! Részleteket itt olvashatsz.
