2025. július 1-től a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állítanak ki a vállalkozások számára. A korábban tervezett határidőt meghosszabbították, de most már tényleg itt az idő felkészülni: az elektronikus számlák befogadása és archiválása kötelező lesz minden cég számára.
Elektronikus számlák: mi számít annak, és hogyan kell befogadni őket?
Papíralapú és elektronikus számla jogilag egyenértékű – amíg a felek közösen úgy döntenek. De ha jogszabály írja elő az elektronikus számlázást (mint most), akkor nincs választási lehetőség.
A három alapszabály az elektronikus számla kibocsátásakor:
- a számla olvasható legyen,
- az eredete hiteles legyen,
- a tartalma ne módosulhasson.
Ezeket a követelményeket a megőrzés teljes időtartama alatt biztosítani kell – és ehhez már archiválási megoldás is kell.
Mire figyelj, ha számlát kapsz?
Nem elég a számlát látni – fontos az is, hogy valóban a partneredtől származik-e. Ha például más e-mail címről vagy más formátumban érkezik, mint korábban, jobb ellenőrizni az eredetét. Egyértelmű, előre rögzített megállapodás a számlázás technikai részleteiről sok kellemetlenségtől megóvhat.
Mit jelent a kötelező elektronikus számlázás?
A vonatkozó jogszabályok alapján 2025. július 1-től a villamosenergia- és földgázszolgáltatók csak elektronikusan számlázhatnak a vállalkozások felé.
Fontos:
- Lakossági ügyfelekre nem vonatkozik a kötelező e-számla.
- Egyéni vállalkozóknál a szerződés típusa dönt: ha vállalkozásként kötötték, akkor kötelező az e-számla; ha magánszemélyként, akkor nem.
Hogyan kell az elektronikus számlát megőrizni?
Minden vállalkozásnak kötelező a számlák megőrzése, függetlenül attól, milyen adózási formát választott. Az e-számlákat elektronikus formában kell megőrizni.
Bár ki lehet őket nyomtatni feldolgozás céljából, a hiteles megőrzés csak elektronikusan történhet. A fájlformátum (például PDF) önmagában nem elég: szükség van technikai garanciákra is – például elektronikus aláírásra vagy hash kódra. Fontos tudni, hogy ezek nem védenek a dokumentumok törlése ellen, ezért kulcsfontosságú, hogy a számlák olyan biztonságos helyen legyenek tárolva, ahol ez a kockázat is kezelhető – például egy megbízható archiválási szolgáltatónál vagy egy gondosan kialakított saját informatikai rendszerben.
Milyen archiválási megoldást válasszunk?
Nincs minden cégre érvényes, univerzális megoldás – hiszen másra van szüksége egy kisvállalkozásnak, amely évente csak néhány tucat számlát kezel, mint egy nagyobb cégnek, ahol havonta akár több száz is beérkezik. Nem mindegy az sem, hogy a számlákhoz naponta vagy csak alkalmanként kell hozzáférni, illetve hogy csak számlákat, vagy más dokumentumokat is – például szerződéseket, bizonylatokat – archiválnánk.
Ezért a megfelelő archiválási rendszer kiválasztásakor nemcsak a jogszabályi előírásokat, hanem a vállalkozás működési igényeit is figyelembe kell venni.
Lehetséges megoldások:
- Egy külső archiválási szolgáltató, amely biztonságosan tárolja az elektronikus számlákat. (Egy megbízható felhőalapú megoldás is szóba jöhet, amelyet kifejezetten archiválási célra fejlesztettek ki.)
- Egy saját informatikai rendszer, ahol a számlák mellett más dokumentumokat is rendszerezhetünk.
- A számlakiállító partnerektől kérhetünk elektronikus aláírással ellátott számlát.
- Vagy a számlabefogadó maga is elláthatja hitelesítéssel a dokumentumokat.
A legfontosabb, hogy az archívum biztonságos, átlátható és hosszú távon is működőképes legyen.
Mit ne csinálj?
Nem megfelelő megoldások:
- e-mailekben hagyott számlák
- számítógépre mentett fájlok védelem nélkül
- csak Google Drive vagy OneDrive használata
- napi mentés szerverre (ez nem archiválás, csak biztonsági mentés)
Fontos tudni: A megőrzési kötelezettség jogi felelőssége mindig a vállalkozásé – nem az archiváló szolgáltatóé, ezért
A megállapodás szerepe
A számlázási megállapodás nem csak formalitás. Segít tisztázni a következőket:
- kapcsolattartási adatok (email)
- számlaformátum (PDF, XML)
- megőrzési idő és elérhetőség
- módosítások kezelése
Ez különösen fontos a számla hitelessége és sértetlensége szempontjából is, így különös figyelemmel olvassuk el a szerződésben foglalt szolgáltatásokat, garanciákat!
Mi történik, ha nem megfelelő az archiválás?
A lényeg, hogy az elektronikus számlák a megőrzési időszak alatt olvashatók és értelmezhetők legyenek.
Ha július 1-jén még nem áll rendelkezésre végleges megoldás, az nem gond – pár hét türelmi idő még belefér. A szolgáltatók többsége biztosítja a számlák letöltését webes felületen, akár hónapokig is. De nem érdemes sokáig halogatni.
A legnagyobb kockázatot nem is a bírság, hanem az adatvesztés jelenti: ha egy e-számla végleg eltűnik, az ugyanúgy gondot okoz, mint a papíralapú bizonylatok elvesztése. A jól megválasztott technikai megoldás segít megelőzni ezt – és egyben védelmet nyújt a jogi következmények ellen is.
A megállapodás szerepe
Bár nem mindig kötelező, egyértelműen ajánlott írásban rögzíteni, hogyan történik az elektronikus számlázás. Ez különösen akkor fontos, ha önként választják a felek az e-számlát, de a kötelező esetekben is hasznos.
Mire térjen ki a megállapodás?
- Kapcsolattartási e-mail címek
- A számlák formátuma (pl. PDF, XML)
- A számlák elérhetőségi ideje a partner rendszerében
- Módosítások bejelentésének módja
Egy jól előkészített megállapodás megelőzi a félreértéseket, segít a számlák hitelességének és sértetlenségének biztosításában, és gördülékenyebbé teszi az együttműködést.
Összefoglalva
Az elektronikus számlázás és archiválás nem bonyolult – de tudatos tervezést igényel. Olyan megoldást válassz, ami:
- megfelel a jogszabályoknak,
- illeszkedik a céged működéséhez,
- hosszú távon biztonságos.
Ne halogasd – július 1. hamar itt van!
Archiválási segédlet: Hogy segítsünk téged a változások során, létrehoztunk egy letölthető összefoglalót is a témában. Változások, jogszabályok, megoldások: a letöltéshez kattints ide!
A tudásanyag összeállításában Czöndör Szabolcs: A kötelező elektronikus számlázás és archiválás szabályai 2025. július 1-től című cikke volt segítségünkre.