Czöndör Szabolcs: Új alapokra kerül a számlázás – Mit hoz a ViDA a magyar vállalkozásoknak?

2025 végéhez közeledve újabb mérföldkőhöz érkezik az elektronikus számlázás világa – és persze mindannyian alig vártuk már, hogy a ViDA magyar implementálásának koncepciója megmozgassa a fantáziánkat. Bár a változások néha úgy tűnhetnek, mintha csak tovább bonyolítanák a mindennapokat, valójában fontos lépések egy átláthatóbb, digitálisabb és automatizáltabb rendszer felé. A következőkben bemutatom, hogy a nemrég publikált koncepció alapján hogyan illeszkednek az új előírások ebbe a fejlődési ívbe, és mit jelent mindez a gyakorlatban a számlázás résztvevői számára.

Az Európai Unió által bevezetett „VAT in the Digital Age”, azaz a ViDA-csomag alapjaiban írja át az áfa-adminisztráció működését a teljes közösségben. Magyarország számára ez nem csupán egy újabb megfelelési feladat, hanem egy olyan mérföldkő, amely megteremti a lehetőséget arra, hogy az adóhivatal, a vállalkozások és a szolgáltatók közötti együttműködés hatékonyabb, korszerűbb és sokkal automatizáltabb legyen. A változások komplexek, egyszerre érintik az elektronikus számlázást, az adatfeldolgozást és az adóhivatali szolgáltatások logikáját is – így érdemes áttekinteni, mire számíthatunk a következő években.

A ViDA egyik legnagyobb hozadéka, hogy az EU egységesíti az elektronikus számlák kezelésére vonatkozó normákat. Ez azt jelenti, hogy a tagállamoknak a jövőben a strukturált, géppel olvasható formátumokat kell előnyben részesíteniük, amelyek támogatják az automatizált feldolgozást. Magyarország régóta élen jár a digitális adatszolgáltatásban, így az alapok már megvannak, azonban az új rendszer magasabb minőségi követelményeket és egységesebb szabályokat ír elő, mint eddig bármikor. A vállalkozásoknak és a számlázó rendszerek fejlesztőinek fel kell készülniük arra, hogy minden kiállított e-számla megfeleljen ezeknek a közösségi elvárásoknak.

A ViDA-alapú számlázási és adatszolgáltatási rendszer bevezetésének útjára lassan már minden uniós tagállam rálépett. Bár a tagállamok néha különböző megoldásokat választanak – van, ahol egyetlen modell felé terelik az adózókat, és vannak nagyon egyedi megközelítések is –, valamennyi rendszer alapját ugyanaz az egységes európai számlamodell adja.

Az NGM és a NAV szakértői áttekintették az eddig nyilvánosságra hozott tagállami terveket, és alaposan mérlegelték azok eltéréseit, előnyeit és kihívásait. Emellett figyelembe vették a magyar sajátosságokat és az Online Számla rendszer működéséből levont tapasztalatokat is. Mindezek alapján dolgozták ki a ViDA magyar megvalósításának koncepcióját, amelyet a NAV már közzétett a honlapján.

2026 elején széleskörű szakmai konzultációk indulnak, és a NAV lehetőséget biztosít arra is, hogy az érintettek véleményt, észrevételeket vagy javaslatokat tegyenek a koncepcióval kapcsolatban.

A magyar megoldás közel egy évnyi előkészítő munka eredménye. Ez idő alatt számos alternatíva került megvizsgálásra, és sokat közülük el is vetettek. A hosszas mérlegelés, az alapos előkészítés és az eddigi adatszolgáltatási tapasztalatok beépítése tette lehetővé, hogy egy olyan egyedi, ugyanakkor a ViDA követelményeivel összehangolt és interoperábilis koncepció szülessen meg, amely jól illeszkedik az európai keretrendszerbe.

A következő időszakban a gyakorlati visszajelzések és a beérkező javaslatok tovább finomíthatják a rendszert. A konzultációk célja, hogy a végleges magyar jogszabályi és technológiai megoldás minél több szereplő számára teremtsen hatékonyságnövelő lehetőséget.

Az egyik legfontosabb változás, hogy minden belföldi és EU-s B2B ügyletnél kötelező lesz elektronikus számla kibocsátása. Papíralapú számlát csak magánszemélyeknek vagy EU-n kívüli vevőknek lehet kiállítani. Azonban a magánszemélynek joga lesz elektronikus számlát kérni, így minden vállalkozásnak fel kell készülnie az elektronikus számlázásra. 

A változások minden vállalkozástól megköveteli, hogy:

• képes legyen elektronikus számlákat kibocsátani és befogadni,
• átálljon az EN 16931 szerinti adatalapú számlázásra,
• biztosítsa az API-alapú adatkapcsolatot.

A számla jogilag hiteles tartalma az XML fájlformátum lesz, amely a digitális változásnak az egyik alapját képezi. Amennyiben papíralapon is kerülne kibocsátásra a számla, az eladó saját példányának mindenképp XML formátumúnak kell lennie, erre vonatkozik majd az iratmegőrzési kötelezettsége. 

A magánszemély vevőnek ugyanakkor mindig lesz lehetősége elektronikus számlát kérni belföldi ügylet esetén. Ez a vevő számára könnyebbséget és egyszerűséget jelenthet, az eladók számára ugyanakkor digitalizációs kötelezettséget. A magyar koncepció alapján nem nagyon lesz olyan vállalkozás, amely ne lenne elektronikus számla kibocsátására kötelezett. Ugyanakkor az elektronikus számlázási folyamatok egyszerűsödnek, hatékonyabbá válnak.

A ViDA-csomag nem csupán technikai modernizáció, hanem szemléletváltás is. Magyarországon a tervezett változások egyik eleme, hogy tisztábbá válnak a számlázó megoldások és az adózók közötti felelősségi kérdések. Ennek a változásnak a legfontosabb hangsúlya az adatminőségen és az adómegfelelőségen van. A számlázó program kötelezettsége lesz akár a számlakibocsátási folyamat megakadályozása, amennyiben alapvető hibákkal állna elő a számla. A feltételeket a jogszabályi környezet fogja egyértelműsíteni.

Az adatminőség és adómegfelelőség garantálásának kulcsa egy akkreditációs eljárás, amelyet minden szoftvernek teljesítenie szükséges, amely számlát bocsát ki és az adóhivatal számára adatot szolgáltat. Az akkreditációs eljárással az adóhivatal képes validálni, hogy a szoftver az elvárt követelményeknek megfelelően működik-e. Ezáltal a szoftverfejlesztő felelőssége határozottabban jelenik meg a nem megfelelő működés esetén, ugyanakkor jogszabályban kerülnek felsorolásra a követelmények.

A vevői adatszolgáltatás bevezetése minden vállalkozást érint, legyen szó belföldi vagy közösségi ügyletekről. Az adatszolgáltatás a vállalkozás által kibocsátott, illetve a hozzá beérkezett számlákra vonatkozik. Mivel ezek kizárólag elektronikus számlák lehetnek, a vevői adatszolgáltatás alapját maguk az elektronikus számlák képezik.

A magyar koncepció alapvetően technikai követelménynek értelmezi a vevői adatszolgáltatást. Tehát a vevő számlabefogadási folyamatában szükséges olyan technikai megoldást alkalmazni, amely automatikusan tudni fogja teljesíteni a vevői adatszolgáltatást.

A vevői adatszolgáltatás kiegészül úgynevezett státusz riportolási kötelezettséggel is. Ez azt jelenti, hogy azokat a számlákat, amelyekről a vevő teljesített egy automatizált folyamaton keresztül vevői adatszolgáltatást, azonban ténylegesen megtörtént ügylet hiányában mégsem fogadta be, jelentést kell adnia az adóhivatal számára. A teljes folyamatban ez a riportolási kötelezettség az, amelyet a legnehezebben lehet automatizálni. Az előttünk álló konzultációk folyamán nyilván ez fogja a legtöbb kérdést felvetni, amelyre hatékony jogszabályi és technológiai keretrendszert kell ültetni.

A fenti számos új követelmény a mikro- és kisvállalkozásoktól egészen a nagyvállalatokig jelentős terhet is jelenthetnek. Az adóhivatal célja azonban az, hogy minden egyes kötelezettséghez, új követelményhez tudjon kapcsolni adóhivatali szolgáltatást. Ezek a szolgáltatások nem feltétlenül fognak egységes rendszert alkotni. Tehát akár részben is felhasználhatóak. Ilyen például a számlaküldési szolgáltatás, vagy számlaarchiválási szolgáltatás.

Az XML alapú számlázási követelmény számos új lehetőséget nyit meg a vállalkozások számára. Például a vállalkozás a magánszemély számára papíralapon kibocsátott számlákat digitálisan tudja tárolni akár az adóhivatali szolgáltatáson keresztül is. A vevői adatszolgáltatásra szintén adni fog az adóhivatal egy olyan lehetőséget, amelyet a mikro- és kisvállalkozások tudnak egyszerűen használni, amennyiben az adóhivatali szolgáltatást veszik igénybe a számla befogadási folyamatukban.

Az adóhivatali szolgáltatások igénybevétele ugyanakkor nem kötelező, lehet akár hatékonyabb piaci szolgáltatásokat is igénybe venni, vagy akár a kettőnek a keverékét is alkalmazni.

A vállalkozások számára, amennyiben megfelelő informatikai folyamatokat használnak vagy vesznek igénybe, nem fognak jelentős változással járni az új fejlemények. A legjobb informatikai megoldás az lesz, amely elrejti a technikai elemeket a felhasználó előtt. Nem feltétlenül kell ugyanis látnia azt a vállalkozásnak, hogy mit jelent egy XML számla, hogyan épül fel egy API kapcsolat, vagy éppen milyen elővalidációs folyamatok zajlanak egy számlázóprogramon belül. 

A vállalkozások bár XML számlákat küldenek meg egymás között, de mivel azok standardizáltak, ezért könnyű lesz azokra automatikus folyamatokat, figyelmeztetéseket fejleszteni, vagy éppen emberi szem számára megjeleníteni. Attól, hogy adatstruktúraként jelenik meg a számla, nem feltétlenül jelenti azt, hogy mindenkinek szükséges értenie az adatstruktúrát. A technikai lehetőségek már jelenleg is adottak ahhoz, hogy például egy Online Számla rendszerbe beérkező adatszolgáltatást emberi szem számára könnyen értelmezhetően vizualizáljon a felhasználó. Ehhez az adóhivatal mindenki számára elérhető ingyenes alkalmazást fejlesztett.

Az adatstruktúra képi megjelenítése ugyanakkor azt is jelentheti, hogy az eladó és a vevő – amennyiben más informatikai megoldást használ ehhez – másként jelenítik meg a számlát. Ennek lehetnek például előnyei, de biztosan fog nehézséget okozni az első időszakokban. Az előnye az lehet, hogy például egy számlabefogadó függetlenül a partnerétől mindig ugyanabban a nézetben fogja látni a számláit, mindig ugyanott fogja megtalálni a számára szükséges adatokat.

A könyvelők egyértelműen a változások nyertesei lehetnek: a számlák automatikus feldolgozása, sőt részben az automatikus könyvelés is elérhető közelségbe kerül. Jelenleg ilyen megoldást kiépíteni nagyon nehéz vagy rendkívül költséges, a ViDA csomag által bevezetett, egységesített számlák azonban valós lehetőséget teremtenek erre.

Egy másik fontos előny, hogy nem fognak elveszni a számlák. Bár ma már kevésbé jellemző, még mindig előfordul, hogy az ügyfél és a könyvelő között a „szatyor” számít adatátadási eszköznek. Ennek pedig megvan az a hátránya, hogy egy számla könnyen elkeveredhet, vagy a vállalkozónál maradhat. Nagyobb cégeknél is megesik, hogy számlák fiókban maradnak, vagy nem jutnak el időben a könyveléshez.

Az egységes számlabefogadási pont ezen segít, mert a vállalkozásnak megküldött számlák biztonságos helyre kerülnek. Mivel a B2B kapcsolatokban kötelező lesz az elektronikus számlázás, ha a könyvelő a saját könyvelőprogramján keresztül hozzáfér ehhez a központi ponthoz, akkor a munkája sokkal hatékonyabbá válhat.

A PEPPOL egy nemzetközi elektronikus adatcsere-hálózat, amely szabványos formátumban teszi lehetővé a számlák és más üzleti dokumentumok biztonságos továbbítását. A rendszer működésének alapja a minősített szolgáltatók – úgynevezett service providerek – szerepe: ők biztosítják a vállalkozások számára a hálózathoz való csatlakozást, a dokumentumok szabványosítását és a garantált, hiteles adatcserét.

A PEPPOL használatának nagy előnye a hatékonyságnövelés, elsősorban a közösségi ügyletek esetében. A szabványosított, strukturált számlák könnyebben feldolgozhatók, gyorsabban beépíthetők az ERP- és könyvelési rendszerekbe, csökkentve a manuális munka mennyiségét és a hibalehetőségeket. Emellett a hálózat nemzetközi, így különböző országok vállalkozásai is gond nélkül küldhetnek egymásnak számlákat egy egységes csatornán.

Fontos azonban tudni, hogy a PEPPOL használata költségekkel jár – a szolgáltatók jellemzően csatlakozási, havi vagy tranzakciós díjat számítanak fel. Emellett a bevezetés technológiai előkészítést és rendszerintegrációt is igényelhet. Ezek a költségek nagymértékben függnek attól, mennyire speciális rendszerhez kell igazítani, de kialakítható akár egyszerű megoldásként is. 

Mindemellett kiemelendő: a PEPPOL alkalmazása nem lesz kötelező, csupán egy olyan lehetőség, amelyet a vállalkozások választhatnak. A magyar koncepció alapvető értékként tekint arra, hogy a vállalkozások válasszák meg a számukra ideális megoldást, alakítsák ki a számukra leghatékonyabb folyamatokat. A piaci környezetbe, a szoftverfejlesztők innovációiba a lehető legkisebb mértékben szól bele, ugyanakkor biztosítja a standardizációból fakadó előnyöket.

A változások mértéke jelentős, de a célok világosak: egyszerűbb, gyorsabb, átláthatóbb áfa-adminisztrációt teremteni minden érintett fél számára. A ViDA bevezetése nemcsak megfelelési kötelezettség, hanem egy olyan lehetőség is, amely új, hatékonyabb működési modellt hoz a magyar vállalkozások életébe. A következő évek ezért a felkészülésről, a tesztelésről és az együttműködésről szólnak majd. A kialakításra kerülő magyar rendszer az európai áfa-ökoszisztémába beilleszkedve remélhetőleg egy hatékony és lehetőség szerint a legtöbb piaci szereplő számára elismert megoldás lesz.