Ezt a cikket utoljára ezen a napon módosítottuk: 2025.11.13. Mindent megteszünk, hogy naprakész információt szolgáltassunk oldalunkon, de előfordulhatnak elavult információk korábbi bejegyzéseinkben. Ha elavult információt találsz, kérjük, hogy jelezd ügyfélszolgálatunknak. Köszönjük!
Valószínűleg már sokat hallottál az elmúlt hónapokban (tőlünk is) a közműszámlák kötelező archiválásáról, vagyis arról, hogy a vállalkozások most már elektronikusan kapják meg a villany- és földgázszámlákat, amiket aztán elektronikusan kell tárolniuk – és bizony archiválniuk is. De tudtad, hogy minden e-számlát elektronikusan kell archiválni, legyen az közmű- vagy bármilyen elektronikus költség- vagy bevételszámla?
Az, hogy elektronikusan kapod a számlákat, nem azt jelenti, hogy elég egy mappába vagy Google Drive-ra lementeni őket, hanem az elektronikus archiválás szabályainak megfelelően kell eljárnod. Az újonnan bevezetett, közműszámlákat érintő jogszabály hívta fel a figyelmet arra, hogy az archiválás nemcsak a közműszolgáltatóktól kapott számlákat érinti: bizony minden e-számlát szigorú szabályok mentén kell archiválni – akár te állítod ki, akár bejövő számláról van szó.
Ha átrágjuk magunkat a szabályokon, akkor a folyamat akár bonyolultnak is tűnhet, ha pedig sikerült kibogoznunk a részleteket, és megpróbálunk vállalkozásként egy saját archiválási rendszert kiépíteni, akkor egy jókora beruházást is magunkra rántunk.
Erre azonban szerencsére nincs szükség: már nemcsak a számlák keresgélését, nyomtatását, lefűzését, de az archiválást is elfelejtheted! Spoiler: ebben a Számlázz.hu és a QUiCK a jolly joker páros.
Most megmutatjuk, hogy lesz teljesen automatizált a folyamat onnantól kezdve, hogy megkapod a közműszámlát. Sőt, képzeld! Nemcsak a közműszámlák archiválását, de minden – kimenő-bejövő – számlád jogszerű tárolását és archiválását automatizálhatod!
Mit jelent, hogy automatizálhatom az archiválást?
Azt, hogy amennyiben szeretnél visszakeresni egy számlát, vagy esetleg kapsz egy NAV-ellenőrzést, akkor minden kimenő-bejövő számládat megtalálod egy helyen, T+13 évig, olyan formátumban, amit az adóhatóság is elfogad. Anélkül, hogy Te lefűznéd vagy iktatnád a számlákat. Nyomtatás, lefűzés, majd keresgélés? Felejtsd el, gyakorlatilag “hozzájuk sem kell nyúlnod”! 🙂
Mi szükséges az automatikus archiváláshoz?
- Számlázz.hu #profi csomag: Az archiválás a Számlázz.hu #profi csomagjában érhető el. Itt biztosított minden Számlázz.hu-ban kiállított kimenő és bejövő számlád archiválása, vagyis minden olyan számláé, amihez tartozik számlakép.
- Amennyiben akár te, akár valamelyik partnered más, külső rendszerből állította ki a bizonylatot, akkor csak a számlaadatok jelennek meg a rendszerünkben, a számlaképet neked kell feltöltened az archiváláshoz.
Ha tehát Számlázz.hu #profi csomagod van, az archiválás csak a Számlázz.hu-ból kiállított kimenő és belföldi bejövő számlák esetén automatikus.
- Amennyiben akár te, akár valamelyik partnered más, külső rendszerből állította ki a bizonylatot, akkor csak a számlaadatok jelennek meg a rendszerünkben, a számlaképet neked kell feltöltened az archiváláshoz.
- QUiCK: A QUiCK-kel viszont nem lesz szükséged arra, hogy manuálisan töltsd fel a számlaképeket a Számlázz.hu fiókodba, az archiválási folyamat enélkül is teljesen automatizálható
Külföldi bejövő számláid vannak?
Külföldi bejövő számlák esetén a számlaadatok nem jelennek meg a NAV Online Számla rendszerében, így azokat nem látod a Számlázz.hu-ban sem. A QUiCK megoldásával viszont a külföldi bejövő számláidat is archiválhatod a Számlázz.hu #profi csomagban, és az összes kimenő-bejövő számlád megtalálható lesz számlázási fiókodban.
Hogyan történik a számlák automatikus archiválása?
A Számlázz.hu tehát a NAV Online Számla rendszeréből minden számlaadatot megkap: az archiváláshoz viszont az szükséges, hogy számlakép is tartozzon az adatokhoz. Amennyiben a partnered is Számlázz.hu-t használ, akkor a számlakép is megjelenik a fiókodban. Ha azonban külső rendszerből érkezik a bizonylat (például egy közműszámla esetén), akkor az archiválás sikerességéhez neked kellene feltöltened a számlaképet a fiókodba. Ezt is megteheted, de a QUiCK megoldásaival még egyszerűbb a folyamat, mutatjuk:
- A közműszolgáltatók (vagy akár egy webshop) online felületéről letölthető vagy az e-mailben érkezett számlákat a QUiCK böngésző bővítményével egyetlen kattintással iktathatod. Ez a bővítmény gyakorlatilag olyan, mint egy digitális „lefűzőgép”: amit a böngésződből beküldesz, az a QUiCK-ben azonnal a helyére kerül. A bővítmény észreveszi a “lefűzhető” dokumentumokat, és ezt ott és azonnal jelzi neked – neked csak egy kattintás, és a számla (vagy dokumentum) már a QUiCK-ben is van!
- A másik megoldás, hogy a számlaképeket elküldöd egy technikai e-mail címre, ami automatikusan a QUiCK-be juttatja őket. Minden QUiCK fiókodban lévő céghez tartozik egy ún. alias e-mail cím, ahova egyszerűen továbbíthatod a beszállítódtól érkező számlákat (vagy beállíthatsz automatikus továbbítást Gmailből). Innentől kezdve a feldolgozás automatikus: a csatolmányok alapján rögzíti az adatokat, és minden a helyére kerül a QUiCK fiókodban, amit így már csak ellenőrizned kell.
- A QUiCK teszi a dolgát: a számlaképeket párosítja a megfelelő számlaadatokkal, és ha valami hiányzik, szól. Amikor a számla státusza “Számlakép átadható” lesz, akkor csak egy kattintásnyi “beavatkozásra” van szükség tőled a jogszerű archiváláshoz.
- Számlák átadása archiválásra: Szűrj rá a “Számlakép átadható” státuszra, és kattints a “Számlakép átadása a Számlaverzum felé” gombra. A bizonylatok, számlaképpel együtt már repülnek is a Számlázz.hu felé!
- Az archiválás már meg is történt. Ezt ellenőrizheted a Számlázz.hu fiókodba belépve, a Számla / Archivált számláim menüpontban.
Készen is vagyunk! Láthatod, hogy a folyamat a háttérben automatikusan történik, neked mindössze annyi a dolgod, hogy megnyitod a böngésződet, ahol a QUiCK már keresi is a “lefűzhető” pénzügyi dokumentumokat, majd a folyamat végén kell kattintanod néhányat, amikor is a (már számlaképpel bíró, így archiválható) számlákat átküldöd a Számlázz.hu-ba.
A “piszkos munka” nem a Te dolgod. Automatikus adatfeldolgozás, Chrome-bővítményes vagy alias e-mailen keresztüli iktatás, majd csupán 1-2 kattintás tőled, és máris a helyükre kerültek a számlák – oda, ahol lenniük kell: a Számlázz.hu-s archívumodba.
Az archiválás így nemcsak szabálykövető, hanem végre egyszerű, automatikus és kényelmes is.
Ha többet szeretnél tudni az archiválásról, itt találsz még általános információkat, ha pedig a közműszámlákat érintő archiválásról olvasnál, összeállítottunk neked egy letölthető tudásanyagot, ahol röviden, közérthetően minden információt megtalálsz.
