Technikai útmutató a NAV Online Számla regisztrációhoz

2020. július 1-től az összes, belföldi adóalanyok közötti ügyletről adatot kell szolgáltatni a NAV felé, függetlenül az áfa összegétől, így az összes, vállalkozások számára kiállított számlát jelenteni kell.

Olyan adózókra is vonatkozik majd az online számlajelentési kötelezettség, akik belföldi fordított adózás alá tartozó és/vagy áfamentes ügyletekről állítanak ki számlát. A legújabb jogszabály tehát mindenkire érvényes, csak azokra nem, akik:

  • kizárólag külföldre számláznak, vagy
  • kizárólag magánszemélyek részére számláznak.

2021. január 1-től pedig már mindegyik belföldi teljesítési helyű számlát jelenteni kell – ez azokra a számlákra is vonatkozik, amelyeknél magánszemély a vevő. A változásokról itt olvashatsz részletesebben.

FONTOS! A NAV Online Számla regisztráció és a Számlázz.hu összekötése nem egyezik meg a számlázóprogramok bejelentési kötelezettségével. Ha most kezdted el használni a Számlázz.hu-t, a használatát neked vagy a könyvelődnek be kell jelenteni az adóhatóságnak az ÁNYK-n keresztül, ehhez itt találsz segítséget.

Mutatjuk, hogyan regisztrálj a NAV Online számla rendszerébe és hogyan kösd össze Számlázz.hu vagy MostSzámlázz fiókodat a NAV rendszerével!

Két videóban is bemutatjuk az összekötést:

Részletes, élő összekötés munkatársunk közvetítésével
Rövid videó képernyőképekkel és lépések leírásával

Vagy nézd meg lépésről lépésre a képernyőképeket és olvasd el a teendőket!

0/1. LÉPÉS – Van már ügyfélkapud?

Ha van, akkor rögtön tovább is léphetsz a következő pontra (1. LÉPÉS), ha viszont nincs, akkor igényelned kell egy ügyfélkapus azonosítót. Ezt bármely természetes személy megteheti:

  • Ha személyi igazolványodat 2016. január 1-jét követően állították ki, akkor elektronikusan is intézheted az igénylést az Ügyfélkapu regisztráció oldalon az E-személyi gombra kattintva. Az elektronikus regisztrációhoz itt találsz segítséget.
  • Ha erre nem vagy jogosult, akkor az ügyfélkapus azonosítót kérheted személyesen bármelyik okmányirodában, kormányablakban, a NAV központi ügyfélszolgálatain, egyes postai ügyfélszolgálatokon vagy külképviseleteken.

Amennyiben az ügyfélazonosító igénylése megtörtént (ez gyorsan megy, azonnal megkapod), aktiválnod kell azt.

0/2. LÉPÉS – Ügyfélkapu aktiválása

Sikeres regisztrációt követően a rendszer a regisztrációkor megadott e-mail címre elküldi az első bejelentkezéshez szükséges, egyszerhasználatos kódot. Az e-mailben kapott, egyszerhasználatos kódot a küldéstől számított 3 napon belül használhatod fel. Kattints a levélben küldött linkre, majd töltsd ki az “Aktiválás” oldalon megjelenő űrlapot, ehhez itt találsz segítséget!

Ha elektronikus személyazonosító igazolvánnyal regisztráltál online (ezt ugye akkor teheted meg, ha személyi igazolványodat 2016. január 1-jét követően állították ki), a sikeres regisztrációt követően körülbelül 1 óra elteltével jelentkezhetsz be a tárhelyre a regisztrációkor megadott jelszóval.

A regisztrációhoz szükséged lesz:

Ne kavarodj össze!

A regisztráció során kicsit megkavarodhatsz a felhasználónevek és jelszavak sorában. Tisztázzuk előre, összesen 4 rendszer belépési adataira lesz szükséged a regisztráció során (egy részét most fogjuk együtt létrehozni):

  1. Ügyfélkapu felhasználónév és jelszó (ez remélhetőleg már rendelkezésedre áll)
  2. NAV Online Számla rendszeréhez felhasználónév és jelszó (ezt most fogjuk létrehozni a következő lépésekben)
  3. NAV Online Számla rendszerében TECHNIKAI felhasználóhoz tartozó jelszó (ezt is most fogjuk létrehozni)
  4. Számlázz.hu belépési adatok: e-mail cím és jelszó (ha regisztráltál, ez is már rendelkezésedre állhat)

Fontos, hogy a fenti felhasználónevek és jelszavak megegyezhetnek, ha szeretnéd, de nem feltétlenül szükséges hozzá.

1. LÉPÉS

A regisztrációt a NAV Online Számla rendszerében kell végrehajtani az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon.

2. LÉPÉS

Első alkalommal válaszd az “Adatszolgáltatásra Kötelezett Adózói Regisztráció” gombot.

3. LÉPÉS

Jelentkezz be az ügyfélkapun! FONTOS: annak a felhasználónak (elsődleges felhasználónak) a hozzáférésével kell itt bejelentkezned, akihez az adott vállalkozás az ügyfélkapun is hozzá van rendelve!

4. LÉPÉS

Sikeres belépést követően add meg az adóazonosító jeledet. Kattints az ellenőrzésre.

5. LÉPÉS

A NAV Online Számla rendszerében történő regisztrációhoz válassz egy új felhasználónevet, amit használni szeretnél majd. Ez megegyezhet az Ügyfélkapus felhasználóneveddel is, ha a rendszer elfogadja.

6. LÉPÉS

Válaszd ki a regisztráció típusát (gazdálkodó szervezet vagy egyéni vállalkozó), majd add meg az ahhoz tartozó adataidat! Kattints az adózói adatok ellenőrzése gombra!

7. LÉPÉS

Add meg a további szükséges adatokat, és az általad választott új jelszót a NAV Online Számla rendszeréhez.

8. LÉPÉS

Sikeres regisztrációt követően jelentkezz be a megadott felhasználónévvel és jelszóval!

9. LÉPÉS

Amennyiben az adott felhasználónak több cég-felhasználó kapcsolata van, akkor a jobb felső sarokban található legördülő menüből elérhető “Cég-felhasználó kapcsolatokra” kattintsunk.

10. LÉPÉS

Ha az adott felhasználónak csak egy cég-felhasználó kapcsolata van, akkor az alkalmazás automatikusan továbblépteti a Cég-felhasználó kapcsolatok oldalra, ahol az adózó melletti “megnyitás” gombra kell kattintani.

11. LÉPÉS

Ha a rendszer nem irányított át automatikusan a 12. lépésben található képernyőre, akkor kattints a szürke menüsorban a “Felhasználók” menüre.

12. LÉPÉS

Kattints a Felhasználók oldalon az “Új felhasználó” gombra.

13. LÉPÉS

Hozz létre egy “Technikai felhasználót”.

14. LÉPÉS

Adj meg egy általad választott jelszót, illetve jelöld be a “számlák kezelése” és a “számlák lekérdezése” jelölőnégyzeteket, majd kattints a “Mentés” gombra.

15. LÉPÉS

A megjelenő oldalon kattints a “kulcsgenerálás” gombra. Ezzel létrehozod az XML aláíró és cserekulcsot.

16. LÉPÉS

Lépj be a Számlázz.hu fiókodba és írd be a NAV rendszerben létrehozott technikai felhasználó nevét, technikai felhasználó jelszavát, az XML aláíró kulcsot és az XML cserekulcsot (4 adat) a számlázási fiókodban (Beállítások/Fiók beállításai/NAV online adatkapcsolat) az üres mezőkbe. FIGYELEM: Ha véletlenül a NAV tesztrendszerében hajtottad végre a regisztrációt, a kapott adatokkal nem fog sikerülni az összekapcsolás, csak akkor, ha a NAV éles rendszerében regisztráltál!

+1 LÉPÉS

Honnan tudod, hogy sikerült? Nézd meg a Vezérlőpultban (belépve a házikóra kattintva a bal felső sarokban) a NAV-ikonodat! Zöld? Akkor sikerült!
Előfordulhat, hogy a NAV rendszere nem elérhető – ilyen esetben próbálkozz újra később.

Gratulálunk a sikeres összekötéshez!

Gyakori kérdések

Ha a jogszabályi feltételek úgy kívánják, a Számlázz.hu a számlád adatait továbbítja a NAV felé. Természetesen te is tudod ellenőrizni, hogy melyek azok a számlák, amelyeknél így jártunk el. Két helyen is utánanézhetsz:

  • Az egyik a számla adatlap, ahol azt is kiírjuk, hogy a jogszabály melyik pontja írta elő, hogy a számlát be kellett küldeni a NAV-hoz. A számla adatlap eléréséhez a „Számla – Kimenő számláim” menüpontban keresd ki a kérdéses számlát, és kattints a sor elején található színes nyílra. A megjelenő panelen a „Részletek” lehetőség alatt keresd a „Online feladás” részt, ahol megtalálod a számla státuszát és azonosítóját.
  • A másik az áfalista, amely egy Excel alapú lekérdezés, ha nem #free szolgáltatáscsomagot használsz, itt is láthatod ezt az infót. A könyvelőd nagyon könnyen tudja ellenőrizni az áfalista segítségével, hogy minden rendben ment-e, a megfelelő számlákat beküldtük-e a NAV részére.

A Számlázz.hu 15 éve NAV-állóan, a jogszabályoknak megfelelően működik. A jogszabály július 1-től előírja, hogy minden, belföldi adóalany felé kibocsátott számláról adatot kell szolgáltatni a NAV felé. Online számlázók esetében ez azt jelenti, hogy a számla kiállításának pillanatában továbbítani kell az adatokat az adóhatóság részére.

A türelmi időszak azokat érinti, akik nem tudtak elkészülni az esetleges informatikai fejlesztésekkel, de nem azt jelenti, hogy szeptember 30-ig nem kötelező adatot szolgáltatni a kiállított számlákról.

A Számlázz.hu a fejlesztésekkel elkészült, tehát a mi ügyfeleinket a türelmi időszak nem érinti, július 1-től minden olyan számláról, amely esetében a jogszabály előírja, adatot fogunk szolgáltatni a NAV részére.

A számlázó használatának bejelentése nem áll összefüggésben a NAV Online Számla rendszere és a Számlázz.hu-s fiók összekapcsolásával, így a bejelentést követően regisztrálnod kell a NAV Online Számla rendszerébe. Erről részletes információkat itt olvashatsz.

A vezérlőpulton a cégneved mellett a pajzs alakú ikon a NAV-megfelelőség jelölésére szolgál. Ha ez zöld, akkor minden rendben, további teendőd nincs. 🙂

Ha szürke, akkor vagy nincs még összekötve a fiók, vagy az összekötés során valami gond volt. Erről itt írunk.

Ha a NAV Online Számla rendszerben már regisztráltál képviselőként, így van felhasználóneved és jelszavad, akkor

  • jelentkezz ki a NAV Online Számla rendszeréből, így kezdd meg az új cég regisztrációját,
  • az ügyfélkapun keresztül belépve a rendszer felajánlja, hogy az új cég regisztrációját már meglévő azonosítóval kívánod-e használni,
  • a már meglévő felhasználói nevet és jelszót használhatod.

A saját felhasználóneved alá beregisztrált cégekhez külön-külön technikai felhasználókat kell létrehoznod, ezeken keresztül működik majd az adatkapcsolat.

Ha megvan a technikai felhasználó, akkor a beállítás már gyerekjáték 🙂