Technikai útmutató a NAV Online Számla adatkapcsolat létrehozásához

2020. július 1-től az összes, belföldi adóalanyok közötti ügyletről adatot kell szolgáltatni a NAV felé, függetlenül az áfa összegétől, így az összes, belföldi vállalkozások számára kiállított számlát jelenteni kell.

2021. január 1-től pedig már szinte mindegyik számlát jelenteni kell – ez azokra a számlákra is vonatkozik, amelyeknél magánszemély a vevő vagy külföldi adóalany. A változásokról itt olvashatsz részletesebben.

Adatszolgáltatásra kötelezett számlák

Mutatjuk a NAV Online Számla rendszerébe való belejelentkezést, és hogy hogyan kösd össze Számlázz.hu vagy MostSzámlázz fiókodat a NAV rendszerével!

Videó az összekötésről

Vagy nézd meg lépésről lépésre a képernyőképeket és olvasd el a teendőket!

0/1. LÉPÉS – Van már ügyfélkapud?

Ha van, akkor rögtön tovább is léphetsz a következő pontra (1. LÉPÉS), ha viszont nincs, akkor igényelned kell egy ügyfélkapus azonosítót. Ezt bármely természetes személy megteheti:

  • Ha személyi igazolványodat 2016. január 1-jét követően állították ki, akkor elektronikusan is intézheted az igénylést az Ügyfélkapu regisztráció oldalon az E-személyi gombra kattintva. Az elektronikus regisztrációhoz itt találsz segítséget.
  • Ha erre nem vagy jogosult, akkor az ügyfélkapus azonosítót kérheted személyesen bármelyik okmányirodában, kormányablakban, a NAV központi ügyfélszolgálatain, egyes postai ügyfélszolgálatokon vagy külképviseleteken.

Amennyiben az ügyfélazonosító igénylése megtörtént (ez gyorsan megy, azonnal megkapod), aktiválnod kell azt.

0/2. LÉPÉS – Ügyfélkapu aktiválása

Sikeres regisztrációt követően a rendszer a regisztrációkor megadott e-mail címre elküldi az első bejelentkezéshez szükséges, egyszerhasználatos kódot. Az e-mailben kapott, egyszerhasználatos kódot a küldéstől számított 3 napon belül használhatod fel. Kattints a levélben küldött linkre, majd töltsd ki az “Aktiválás” oldalon megjelenő űrlapot, ehhez itt találsz segítséget!

Ha elektronikus személyazonosító igazolvánnyal regisztráltál online (ezt ugye akkor teheted meg, ha személyi igazolványodat 2016. január 1-jét követően állították ki), a sikeres regisztrációt követően körülbelül 1 óra elteltével jelentkezhetsz be a tárhelyre a regisztrációkor megadott jelszóval.

A bejelentkezéshez szükséged lesz:

Ne kavarodj össze!

Kicsit megkavarodhatsz a felhasználónevek és jelszavak sorában. Tisztázzuk: összesen 3 rendszer belépési adataira lesz szükséged:

  1. Ügyfélkapu felhasználónév és jelszó (ez remélhetőleg már rendelkezésedre áll)
  2. NAV Online Számla rendszerében TECHNIKAI felhasználóhoz tartozó jelszó (ezt most fogjuk létrehozni)
  3. Számlázz.hu belépési adatok: e-mail cím és jelszó (ha már korábban regisztráltál, akkor ez is rendelkezésedre áll)

Fontos, hogy a fenti felhasználónevek és jelszavak megegyezhetnek, ha szeretnéd, de nem feltétlenül szükséges hozzá.

1. LÉPÉS

A bejelentkezést a NAV Online Számla rendszerében kell végrehajtani az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon. A jobb felső sarokban kattints a “Bejelentkezés” gombra.

2. LÉPÉS

A megjelenő képernyőn bal oldalt találod az “Elsődleges felhasználó” belépési lehetőségét. Itt a “Bejelentkezés KAÜ-vel” gombra kell kattintanod.

3. LÉPÉS

Jelentkezz be az ügyfélkapun! FONTOS: annak a felhasználónak (elsődleges felhasználónak) a hozzáférésével kell itt bejelentkezned, akihez az adott vállalkozás az ügyfélkapun is hozzá van rendelve!

4. LÉPÉS

Sikeres KAÜ-azonosítást követően a kapcsolattartáshoz add meg az e-mail címedet és telefonszámodat.

5. LÉPÉS

A bal alsó sarokban fogadd el az “adatkezelési tájékoztatót” és kattints a jobb alsó sarokban található “Beállítások mentése” gombra.

6. LÉPÉS

A következő képernyőn megjelenő lista azokat az adózókat tartalmazza, melyekhez aktív felhasználói jogod van. Ezzel a képernyővel tehát csak akkor fogsz találkozni, ha több adózóhoz is van aktív kapcsolatod. Ebben az esetben válaszd ki a megfelelőt: kattints a névre vagy a “Megnyitás” gombra. Ha nincs több felhasználóhoz kapcsolatod, ugorj a következő lépésre.

7. LÉPÉS

A Kapcsolattartási adatok űrlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. Az adózó adatait a rendszer automatikusan kitölti (azért ellenőrizd le, hogy minden adat stimmel-e), kivéve a kapcsolattartáshoz szükséges e-mail címet és telefonszámot. Ezeket pontosan add meg, valamint ha változtatni szeretnél valamin (pl. a kapcsolattartás nyelvén, ami alapértelmezetten magyarra van állítva), itt megteheted.

8. LÉPÉS

Az adatok megadása után a bal alsó sarokban pipáld be a “Figyelmeztetés megjelenítése, ha hiányos beállítások miatt az adózó még nem képes az adatszolgáltatásra” jelölőnégyzetet. Végül a jobb alsó sarokban mentheted az adataidat. Ezzel a bejelentkezést sikeresen elvégezted.

9. LÉPÉS

A NAV Online Számla rendszerének főoldalán a felső menüsorban válaszd ki a “Felhasználók” menüpontot. A piros sávban látható “Hiányos beállítások gépi adatszolgáltatás teljesítéséhez!” hibaüzenettől ne ijedj meg! A bejelentkezés sikeres volt, de ahhoz, hogy a NAV Online Számlázóját össze tudd kötni a számlázási fiókoddal, egy technikai felhasználó létrehozása is szükséges! Ennek módját a következő lépésekben mutatjuk.

10. LÉPÉS

Belépés után a rendszer betölti az Elsődleges felhasználó adatait. Új felhasználó létrehozásához kattints az “Új felhasználó” gombra.

11. LÉPÉS

Hozz létre egy “Technikai felhasználót”.

12. LÉPÉS

Ezen az oldalon van lehetőséged beállítani egy általad választott jelszót, valamint a felhasználóhoz tartozó jogosultságokat. Ezt a jelszót jegyezd fel, mert az összekötés utolsó lépésénél szükséged lesz rá! Jelöld be a “számlák kezelése” és a “számlák lekérdezése” jelölőnégyzeteket is, majd kattints a “Mentés” gombra.

13. LÉPÉS

A megjelenő oldalon kattints a “kulcsgenerálás” gombra. Ezzel létrehozod az XML aláíró és cserekulcsot.

14. LÉPÉS

Itt láthatod a létrehozott XML aláíró és cserekulcsot, valamint a felhasználónevet. Ezeket az adatokat kell majd innen kimásolnod, a Számlázz.hu-fiókodban pedig a megfelelő helyre bemásolnod. A következő lépésekben mutatjuk, hova.

15. LÉPÉS

Lépj be a Számlázz.hu fiókodba, azon belül pedig a Beállítások/Fiók beállításai/NAV online adatkapcsolat menüpontba. Az üres mezőkbe másold be a kért adatokat (4 adatra lesz szükség): a NAV rendszerben létrehozott technikai felhasználó nevét, a technikai felhasználó jelszavát, az XML aláíró kulcsot és az XML cserekulcsot. FIGYELEM: Ha véletlenül a NAV tesztrendszerében hajtottad végre a bejelentkezést, a kapott adatokkal nem fog sikerülni az összekapcsolás. Csak a NAV éles rendszerébe történt bejelentkezéssel fog működni az összekötés!

+1 LÉPÉS

Honnan tudod, hogy sikerült? Nézd meg a Vezérlőpultban a NAV-ikonodat! Zöld? Akkor sikerült!
Előfordulhat, hogy a NAV rendszere nem elérhető – ilyen esetben próbálkozz újra később.

Gratulálunk a sikeres összekötéshez!

Gyakori kérdések

Ha a jogszabályi feltételek úgy kívánják, a Számlázz.hu a számlád adatait továbbítja a NAV felé. Természetesen te is tudod ellenőrizni, hogy melyek azok a számlák, amelyeknél így jártunk el. Két helyen is utánanézhetsz:

  • Az egyik a számla adatlap, ahol azt is kiírjuk, hogy a jogszabály melyik pontja írta elő, hogy a számlát be kellett küldeni a NAV-hoz. A számla adatlap eléréséhez a „Számla – Kimenő számláim” menüpontban keresd ki a kérdéses számlát, és kattints a sor elején található színes nyílra. A megjelenő panelen a „Részletek” lehetőség alatt keresd a „Online feladás” részt, ahol megtalálod a számla státuszát és azonosítóját.
  • A másik az áfalista, amely egy Excel alapú lekérdezés, ha nem #free szolgáltatáscsomagot használsz, itt is láthatod ezt az infót. A könyvelőd nagyon könnyen tudja ellenőrizni az áfalista segítségével, hogy minden rendben ment-e, a megfelelő számlákat beküldtük-e a NAV részére.

A számlázó használatának bejelentésére nincs szükség. A NAV Online Számla összekötésből megtudható, hogy mely számlázóból számlázol.

2021. január 4-től eltörölték a számlázóprogramok bejelentési kötelezettségét a NAV felé és csak az adatszolgáltatásról kell gondoskodni, így ezentúl nem kell bejelenteni az ÁNYK-n keresztül a számlázóprogram használatát. Részletek.
A számlázó használatának bejelentése korábban sem állt összefüggésben a NAV Online Számla rendszere és a Számlázz.hu-s fiók összekapcsolásával, mert a NAV rendszerében ez a két dolog sem kapcsolódott egymáshoz. A NAV Online Számla rendszerébe mindenképpen regisztrálnod kellett, amennyiben adatszolgáltatásra kötelezett vagy.

Az adatszolgáltatásról bővebb információt itt találsz.

A vezérlőpulton a cégneved mellett a pajzs alakú ikon a NAV-megfelelőség jelölésére szolgál. Ha ez zöld, akkor minden rendben, további teendőd nincs. 🙂

Ha szürke, akkor vagy nincs még összekötve a fiók, vagy az összekötés során valami gond volt. Erről itt írunk.

A vállalkozásokat nem kell beregisztrálni a NAV Online Számla rendszerébe. Az ügyfélkapus felhasználódhoz automatikusan hozzárendelte azokat a NAV, ezért belépés után már azonnal kiválaszthatod, hogy melyikkel szeretnél műveleteket végezni.

Ha a NAV Online számla rendszerébe már ügyfélkapud segítségével bejelentkeztél, az “Elsődleges felhasználóhoz” alapértelmezetten hozzárendelésre kerülnek azok a vállalkozások, adózók, akikhez aktív felhasználói jogod van. A megjelenő listából elég kiválasztanod a névre vagy a “Megnyitás” gombra kattintva.

06_NAV_online-szamlazas_lepesek_2021-09

Figyelem! A felhasználódhoz kapcsolódó cégekhez külön-külön technikai felhasználókat kell létrehozni.