Bizonyára mindenki ismeri a kissé bugyuta viccet: “Védd a fákat: egyél hódot!” (elnézést kérek a kifinomultabb humorérzékkel megáldottaktól). De hogy mi köze a Számlázz.hu-nak a hódokhoz?

Számla Agent működése

A Számlázz.hu működési struktúráját az 1. ábra szemlélteti. Lehetséges a számlakészítés böngészőből, ugyanakkor több tucat webáruház is kapcsolódik hozzánk a Számla Agent nevű felületen keresztül, automatikusan generálva az internetes vásárlásokhoz tartozó e-, vagy papírszámlát. Ennek köszönhetően rengeteg tapasztalat halmozódott fel a Számlázz.hu-ban: hogyan lehet nagy tömegű számlagenerálást zökkenőmentesen kiszolgálni, mire kell odafigyelni, milyen buktatókat kell elkerülni.
Körülbelül másfél éve keresett meg minket speciális problémájával a magyar e-kereskedelem egyik ágában működő legnagyobb piaci szereplő. A cég dinamikusan növekszik olyannyira, hogy a karácsony előtti időszakban tavaly napi 1.500 megrendelést szolgáltak ki, ami természetesennapi 1.500 számlát jelent. A terméket futárszolgálat juttatja el a vevőhöz, emiatt papírszámlát készítenek, amelyet csomagkísérőként helyeznek el a csomagban – persze csak a számla első (eredeti) példányát. A másolati példányát eddig lefűzték és tárolták, azonban a cég növekedési üteme alapján ez év karácsony előtt a jelenleginél jelentősen több megrendelésre számítanak, és ilyen tömegű papírszámla kezelése előbb-utóbb a fejlődés gátja lesz.
Elkezdtünk számolni, milyen mennyiséget jelent is ez? Napi 1.500 papírszámla optimistán egy oldallal számolva 3 csomag A4-es lap, aminek súlya 9 kg. Egy hét alatt 7.500 számla – 3 teljes doboz (45 kg).

papír számlák tárolása 8 évig

A teljes kalkulációt a 2. ábra szemlélteti – az eredmény döbbenetes! A számlák megőrzési ideje 8 teljes év (plusz a számlakibocsátás éve, tehát valójában 9 év). A nyolcadik év végére az őrzendő számlák mérete 20 raklapnyi papír, tömegét tekintve több, mint 17 tonna! Ha ezen számlák ellenőrzéséhez a teljes állományt “bekéreti” az adóhatóság, akkor négy teherautó szükséges azok szállításához. Ezek alapján kalkulálható az nagyságrendi összeg, amelyet ezen papírhegy kezelésére a számlakibocsátó cégnek rá kell költenie: a számlák nyomtatása, mozgatása, tárolása és állagmegóvása a megőrzési idő alatt tízmilliókkal terheli meg a vállalkozást. És akkor a várható növekedéssel még nem is számoltunk…

A Számlázz.hu használata esetén azonban van megoldás, tehát a fák védelme nem csak “hódevéssel” oldható meg. A 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól lehetővé teszi azt, hogy a számlakibocsátó a számla másolati példányát digitális úton őrizze. Mit jelent ez?

  1. A webáruház nap közben teljes gőzzel teljesíti a megrendeléseit, és előállít több ezer papír alapú számlát.
  2. A számlák első példányát kinyomtatják és a postázandó csomagba teszik, azonbanmásolati példányt nem nyomtatnak.
  3. Éjszaka a Számlázz.hu rendszer összegyűjti az előző nap készített számlákat, és azok másolati példányait a törvénynek megfelelő módon archiválja.
  4. A papír számlák archívuma folyamatosan elérhető a Számlázz.hu-s fiókban, és szükség esetén az archívumok letölthetők és elektronikusan továbbíthatók az adóhatósághoz.
Nem voltunk restek, és folytattuk a korábban megkezdett számítást. Mit jelent a másolati példányok digitális tárolása ennek a webáruháznak az esetében? Mennyi tárolókapacitásra van szükség?
 
elektronikus tárolása a számlának
 
Az átlagos számla PDF dokumentum méretével kalkulálva az eredményt a 3. ábra mutatja – a teljes nyolc éves archívum elfér öt darab 32 gigabájtos pendrive-on. Olcsó csattanó lenne összevetni a pendrive-ok darabonkénti 8.000 Ft-os árát a megelőző kalkuláció több tízmilliós kiadásával, ráadásul a tárolás a Számlázz.hu felhő alapú, biztonságos szerverein történik, tehát még ez a beruházás sem jelentkezik.
 
A csattanó tehát nem ez, de még nem is az a megtakarítás, ami talán a cég piacon maradását biztosítja majd. Hanem ők:
 
Védd a hódokat!

Próbáld ki a digitális archiválást,
és védd velünk a hódokat!
Tudtad, hogy a regisztráció ingyenes?

Regisztrálok

Hozzászólások

hozzászólás