Első számlám, avagy számlázás alapfokon

Ezt a cikket utoljára ezen a napon módosítottuk: 2019.12.30. Mindent megteszünk, hogy naprakész információt szolgáltassunk oldalunkon, de előfordulhatnak elavult információk korábbi bejegyzéseinkben. Ha elavult információt találsz, kérjük, hogy jelezd ügyfélszolgálatunknak. Köszönjük!

Ha még életedben egyetlen számlát sem készítettél el, vagy egyszerűen csak szeretnéd tudni, hogy eddig megfelelően számláztál-e, akkor ez a cikk pont neked készült. 🙂

A legfontosabb már megvan: rendelkezel saját Számlázz.hu-s fiókkal (ha mégsem, akkor kattints ide: kérem a fiókom). Ez azt jelenti, hogy végtelen számú papírszámlát állíthatsz ki ingyen, időbeli korlátozás nélkül. Ha e-számlázni szeretnél vagy egyéb kényelmi funkcióra van szükséged, azt csekély havidíjért teheted meg. Például a belépő szintű Basic díjcsomagunk havidíja nettó 483 Ft.

Az első számla kibocsátásához egyszerűen kattints az ‘Új számla‘ menü ‘Új számla‘ menüpontjára.

Az első kérdés: milyen típusú számlát állítsak ki?

Díjbekérő

Előlegszámla

Előlegszámlát akkor bocsáss ki, ha a terméket/szolgáltatást még nem juttattad el a vevőhöz, sőt, azt nem is szeretnéd megtenni addig, amíg nem fizetett, de a vevő valamilyen ok miatt díjbekérőre nem hajlandó fizetni. Ha előlegszámlát bocsátasz ki, akkor a termék vagy a szolgáltatás teljesítését követően végszámlát kell majd kibocsátanod.

Számla

Minden ellenkező esetben “normál” számlát bocsáss ki.

Fontos! A Számlázz.hu esetén a számla szerkesztése közben váltogathatod a kibocsátandó számla típusát. Ehhez az oldal felső részén kattints a kiválasztott feliratra.

Második kérdés: papír alapú számlára vagy e-számlára van szükségem?

A papír alapú számla és az e-számla között egyetlen különbség van csupán, amit két (sic!) pontban érzékelünk:

1. A papír számlát kötelező kinyomtatni és papír alapon őrizni, míg az e-számla egy PDF fájl, amelyet digitálisan, fájl formájában kell őrizni (mind a számla kibocsátójának, mind a vevőnek).
2. A papír számlát ki kell nyomtatnod és úgy kell odaadnod a vevőnek (személyesen, postán, vagy az általad küldött csomagban), míg az e-számla továbbítható a vevő részére emailben is.

Számlázás közben bármikor beállíthatod, hogy papír alapú számlát vagy e-számlát szeretnél készíteni*.

* az első e-számla készítésekor létrejön egy megbízott számlakibocsátói szerződés a számlakibocsátó vállalkozás és a Számlázz.hu-t üzemeltető cég között. Ennek technikai okai vannak (aláíró tanúsítvány), és nem akadályozza meg az e-számla azonnali kibocsátását. Részletes információk itt.

A vevő adatai

Mindenképpen muszáj megadnod a vevő nevét és a címét. Soha ne használj “Általános vevő”, vagy “Készpénzes vevő”, vagy ehhez hasonló megnevezéseket. Ha a vevőd nem hajlandó megadni a nevét és a címét, akkor ne értékesíts részére (vagy vegyél online pénztárgépet és bocsáss ki nyugtát).

Ha a vevő neve és címe nem szerepel a számlán, akkor az adóhatóság a bizonylatot nem tekinti számlának, és megbírságol számlakibocsátás elmulasztása miatt. Arra azonban nem vagy kötelezve, hogy a vevőd által mondott nevet és címet ellenőrizd. Bátran számlázz azokra az adatokra, amit a vevőd megadott.

A vevő adószámát általában nem kötelező megadni, kivéve néhány speciális esetet.

Fontos! A Számlázz.hu esetén ahhoz, hogy egy vevőnek számlázz, nem kell felvinned a vevő adatait a partner törzsbe. Egyszerűen bocsásd ki a számlát, és a számlán add meg a vevőd adatait. A számla mentése során az adatok automatikusan beíródnak a vevő törzsállományba.

Dátumok

Teljesítés dátuma: a csomag postára adásának napja, vagy a szolgáltatás nyújtásának napja. Ha több napon keresztül szolgáltattál (pl. szállás), akkor az utolsó nap.

Fizetési határidő: a számla keltétől számított 60 napon belül megadhatsz bármilyen dátumot. Ez az adat nem kerül be a könyvelésbe (kivéve: késedelmi kamat számítása), tehát szinte bármilyen dátumot megadhatsz.

Fizetési mód

Első olvasatra furcsának tűnhet, de a számla fizetési módját nem kötelező feltüntetni a számlán. Ez az adat elsősorban a könyvelőnek szól: hol keresse a számla ellenértékét? Bankszámlán? Házipénztárban? Egyéb helyen?

A jogszabályok szerint a vevő a számlát tetszőleges módon kiegyenlítheti: átutalásos számlát készpénzzel, vagy készpénzes számlát bankkártyával – nem probléma. Ilyen esetekben a számla utólagos korrekciójára nincs szükség.

A legfontosabb tehát: a számla fizetési módjával nem lőnek nyulat. Kibocsátáskor próbáld megjósolni, hogyan fog a vevőd fizetni, de ha nem sikerül, akkor sincs baj. A könyvelőd viszont hálás lesz, ha a számlákon szereplő fizetési mód és a valóság passzol.

Rendelésszám

Nem kötelező adat. Ha van nálatok ilyen, akkor töltsd ki. Akár szerződésszámot is írhatsz ide. Ha nincs ilyesmi, akkor hagyd üresen, nem probléma.

Számla tételek

Szabályok:

1. A szöveges megnevezés írja le, mit vásárolt a vevő. TEÁOR szám vagy SZJ szám megadása nem kötelező. Ha mégis szeretnél ilyet, akkor itt nézz körül: KSH TEÁOR.
2. Figyelj oda a megfelelő áfakulcs kiválasztására. Ha bizonytalan vagy, kérdezd meg könyvelődet. Nagyon fontos!
3. A számla tétel mennyisége lehet pozitív, de lehet negatív szám is.
4. A nettó egységár szintén lehet pozitív, de lehet negatív szám is.
5. Ha nem nettó árban gondolkodsz (tehát B2C – fogyasztónak értékesítesz), akkor a címkével átválthatsz bruttó alapú árazásra.

Számla elkészítése

A számla tartalmi része az elkészítését követően nem módosítható. Ha a számlát az összeg beérkezésekor/után állítod ki, már a lezáráskor bejelölheted, hogy ez egy már kiegyenlített számla. Így később nem lesz gondod az adminisztrációval.

Számlaértesítő email