Valószínűleg mindannyiunkkal előfordult már, hogy az alvállalkozónktól (vagy egyszerűen egy vásárlás során) a számlát emailben, PDF formában kaptuk meg. Ez ugyan kellően gyors és környezetbarát kézbesítési mód, a számla befogadójaként azonban némi körültekintéssel kell eljárnunk. Nem mindegy ugyanis, hogy a kapott számlát hogyan kezeljük, még ha “kívülről” esetleg megszólalásig hasonlítanak is egymásra…

A fő kérdés nyilván ez: az emailben, PDF csatolt fájlként kapott számla elektronikus számla, vagy papír alapú számla?

Innentől nyilván sejthető egy nagyon fontos megállapítás:

Egy elektronikus úton, PDF dokumentumként kapott számla lehet papír alapú számla is.

Hogy miért? Alapvetően három ökölszabályt kell figyelembe vennünk:

1. A számlát kibocsátó vállalkozás van döntéshelyzetben

A kapott számla attól függően papír alapú számla vagy elektronikus számla, hogy a számla kibocsátója (tehát az eladó/értékesítő) azt papír számlaként vagy elektronikus számlaként bocsátotta ki.

2. A számla típusa soha nem változik

A számla típusa – vagyis hogy az papír vagy elektronikus számla, soha, de soha nem változtatható meg. A papír alapú számlaként kibocsátott számla mindig is papír alapú számla marad, és az elektronikus számlát sem lehet semmilyen trükkel papír alapú számlává varázsolni. Szomorú, de ez az igazság. 🙂

3. A számla típusa ugyanaz a számlakibocsátónál, mint a vevőnél

Mit is jelent ez? Ha a számlakibocsátó elektronikus számlát bocsátott ki, akkor az a vevőhöz juttatás módjától függetlenül MINDIG elektronikus számla marad. És ez persze igaz a papír számlára is: ha a számlakibocsátó papír alapú számlát bocsátott ki, de annak elektronikus formáját (tehát a PDF dokumentumot) juttatja el a vevőhöz, attól az még papír alapú számla marad, és csak kinyomtatva minősül számviteli bizonylatnak.

Egy egyszerű email – amely csatolt fájlként egy számla PDF-et tartalmaz – itt kezd igazán izgalmas lenni:

Hogyan döntöm el az emailben kapott számla PDF-ről, hogy az elektronikus számla vagy papír alapú?

A kérdés elsősorban annál a vállalkozónál izgalmas, aki ilyen módon fogad be számlát. Miért is?

Azért, mert a befogadott papír alapú számlát csak kinyomtatva, papír alapon lehet őrizni, és az adóhatóságnak is papír alapon kell átadni ellenőrzésre. A befogadott elektronikus számla pedig éppen ellenkezőleg: csak fájl formájában, elektronikusan tárolva minősül számviteli bizonylatnak.

Ha a számlát nem megfelelően őrzöm, akkor azt esetleg nem tudom a megfelelő formátumban bemutatni az adóhatóságnak – így az adólevonási jog is megkérdőjeleződhet. Ez pedig nagyon fájdalmas dolog tud lenni.

Ha  szeretnéd tudni, hogyan ismerhető fel egy számla PDF dokumentumról az, hogy az papír számla vagy e-számla, figyeld a blogunkat vagy Facebook oldalunkat: Watson doktor egy újabb blogcikkben mutatja meg, hogyan deríthető ki az igazság a PDF számlákról. Olvass tovább! Számlát kaptál PDF-ben? Segítünk! – 2. rész

Tudtad, hogy nálunk az e-számla mindössze 6 Ft/db?
Tudtad, hogy a regisztráció ingyenes?
Tudtad, hogy most azonnal te is e-számlázhatsz?

KIPRÓBÁLOM MOST

Hozzászólások

hozzászólás