Hogyan működik az autokassza?

A Számlázz.hu szolgáltatásainak elsődleges célja a vállalkozói léttel járó nyűgök és szenvedések csökkentése. Erre az egyik legjobb példa az autokassza: összekötöd számlázási fiókodat a bankoddal (bankszámláddal), és onnantól kezdve vége a bankkivonat mazsolázásának: ezt maga a Számlázz.hu végzi el helyetted.

Az autokassza célja: ha vevőd átutalással fizet, akkor:

• az érintett számla automatikusan kifizetettre állítódik a számlázási fiókodban,
• sőt: ha díjbekérőt fizetett ki a vevőd, akkor a számla is automatikusan elkészül (a díjbekérő alapján), és a rendszer el is küldi vevőd részére.

Fentieket az tudja igazán értékelni, akinek napi szinten feladata a bankszámlára beérkező összegek “csekkolása”, és a számlákkal/díjbekérőkkel történő párosítása. Unalmas, idegőrlő és sok hibalehetőséget rejtő feladat – magyarul: pont olyasmi, amit gépeknek (programoknak) kell végezniük, nem kreatív vállalkozó embereknek. (Részletesebben itt ismerkedhetsz meg vele.)

Pillantsunk be a motorháztető alá, és lessük meg, hogyan működik valójában ez a “párosító robot”!

Ennek feladata: felismerni, hogy a bankszámlára beérkező összeg mögött van-e a nyitott (kifizetetlen) számla vagy díjbekérő. Ehhez elsősorban – de nem kizárólag – a banki átutalás közleményét használja. A közlemény egy szabadszöveges mező, amit az átutaló személy ad (adhat) meg akkor, amikor az átutalást elindítja.

Az autokassza működési algoritmusa

1. Számlaszám, díjbekérő szám vagy rendelésszám keresése a közlemény mezőben

Az autokassza egy meglehetősen bonyolult algoritmussal először:

• kifizetetlen számla számát,
• nyitott díjbekérő számát,
• vagy számlán/díjbekérőn található rendelésszámot

keres a beérkezett átutalás közlemény mezőjében.

Ez nem annyira egyszerű feladat, mint elsőre gondolnánk, hiszen:

1. Meg kell találni a számlaszámot akkor is, ha csak “nagyjából” egyezik a számlaszámmal. Például az “ABC-2019-13” számú díjbekérőt akkor is megtalálja az autokassza, ha a közleményben ez szerepel: “Díjbekérő száma: abc 2019 13”.
2. A közlemény mezőben szerepelhet egyszerre több számlaszám is, pl: “ABC-2019-12 és abC-2019-21”. Az autokassza ezeket is sikeresen felismeri és párosítja

2. Korábban utalt-e már nekünk ez a személy/cég?

Ha az átutalás közlemény mezője üres (vagy zagyva a tartalma, tehát nem feldolgozható), akkor a rendszer megnézi, hogy korábban erről a bankszámlaszámról utaltak-e már nekünk. Ha igen, akkor azt is csekkolja, hogy az átutalást vajon melyik számlára, és főleg: melyik vevőnkhöz könyveltük le.

Ha van ilyen korábbi átutalás, akkor az átutaló bankszámlaszáma alapján be tudjuk azonosítani a vevőt. Ez segít abban, hogy kifejezetten ehhez a vevőhöz keressünk nyitott számlákat és díjbekérőket. Meglepően sokszor sikeres ez a keresés!

Hogyan segítheted a robot munkáját?

Az autokassza sikeres működéséhez picit a te segítségedre is szükség van. Az első és legfontosabb dolog: ha egy számládat átutalással fizették ki, akkor az mindenképpen te (vagy a robot) párosítsa össze a bejövő átutalással. Ha ugyanis az autokasszától függetlenül te kézzel kifizetettre állítod azt a számlát, akkor ezzel egyúttal azt “el is rejted” az autokassza elől: így a valós beérkezett átutalás örökre “nyitva marad”, nem találja a párját. Zavar az Erőben!

A másik fontos segítség, amire szükség van: nap mint nap kézzel meg kell nézned, melyek azok a bejövő átutalások, amelyek nem kapcsolódnak a számlázásodhoz. Ilyen lehet a vállalkozás tagi kölcsöne, adóhatóságtól vagy önkormányzattól visszautalt összeg, vagy akár a kamatjóváírás (manapság ez a legkevesebb 🙂 ). Ezeket a banki tételeket neked kell kézzel “kizárni” az autokassza működéséből. Ezzel jelzed a párosító robotnak, hogy ezekkel a bejövő összegekkel nem kell görcsölnie, hiszen azok nem a kimenő számláidhoz kapcsolódnak.

Ez a feladat nem nehéz, hiszen remek eszközt biztosítunk neked erre. Indíthatod a menüből:

És egy átlátható felületen kereshetsz a teljes bankkivonatodban:

És persze kézzel te is párosíthatod azokat a tételeket, amelyekbe a robotnak beletört a bicskája… Mert igaz ugyan, hogy a robot és a programok nálunk gyorsabbak, fáradhatatlanabbak és hibamentesebben dolgoznak, de azért mégiscsak mi emberek vagyunk az okosabbak (és a kreatívabbak)… 🙂

Segítsd te is az autokassza robot munkáját! A párosítást és a számlázást elvégzi ő, de a “maradék” átutalásokat “zárd ki” a párosításból.