Ugyan az őskorban nem volt szükség csereeszközre (maximum Frédi és Béni háza táján láthattunk egy-két bankót), a kőszámla is csak a fantáziánkban létezik. A kézi számlatömb viszont hamarosan történelem lesz. Számlákat online kiállítani már évtizedek óta tudunk, de vajon e-számlákat állítunk ki? Mi a különbség az online, a papír és az e-számla között? Miért jó az e-számla? Lerántjuk a leplet.

Nem is olyan régen hozzám is egy paksaméta kíséretében érkeztek meg a sárga csekkek a közműdíjakról, és többoldalas igazolványokat kellett magunkkal hordani mindenhova (emlékeztek a füzet formájú jogsira, személyi igazolványra?). Mostanra megszoktuk, hogy az életünket plasztikkártyák segítik, és a rezsifizetés is megoldható néhány kattintással. De még mindig sok papír vesz körül: halmokban állnak a szerződések, garancialevelek, tájékoztató kiadványok. Kívülről mind egyforma, rendszerezni kéne, de nincs hely a szekrényben vagy raktárban…Mit tartsak meg, mitől szabadulhatok meg? Egyáltalán miért van ezekre szükség? Nehéz kérdések ezek, de kis lépésekkel közelebb kerülhetünk a papírmentes boldoguláshoz. Vállalkozóként érdemes a számlázással kezdeni.

Tegyünk rendet! És ne csak a papírjaink között…

A kézi számla ideje – mondhatjuk – lejárt. Ha áfás vagy, 2018, ha nem, 2020 júliusától ugyanis online összeköttetésben kell lenned a NAV-val, ha céges partnereknek számlát állítasz ki, 2021 januárjától pedig akkor is, ha magánszemélyeknek számlázol. Mivel ehhez mindent rögzíteni kell digitálisan is, valószínűleg egyetértesz velünk abban, hogy nem igazán éri meg a tortúra. De mi a helyzet az online kiállított számlákkal? Kicsit talán megtévesztő a kifejezés, de ezek nem biztos, hogy elektronikus számlák (e-számlák).

Nagyon fontos tisztáznunk, hogy mit takar az e-számla kifejezés, mi különbözteti meg az online számlától. A különbség egyszerű: csupán a számla kezelésének a módja. Vagyis számlázhatunk online papíralapon, és számlázhatunk online elektronikusan is. Nem győzzük hangsúlyozni, hogy míg a papíralapú számla csak kinyomtatva, papír formájában minősül számviteli bizonylatnak, addig az elektronikus számla épp ellenkezőleg, csakis digitálisan, fájl formájában. A számlakibocsátás és a könyvelés mindkét esetben pontosan ugyanúgy, online történik.

Az e-számla, vagy hosszabb nevén elektronikus számla olyan, számlázó programmal kibocsátott, digitális aláírással ellátott számla, amelyet a vevő is elektronikus úton fogadott be.

Az online, számlázóprogrammal kiállított, de mégsem elektronikus számlák könyvviteli értelemben csak a számla képének, másolatnak tekinthetők,  valódi számlának onnantól kezdve számítanak, hogy  kinyomtatjuk vagy archiváljuk őket. A számviteli törvénynek megfelelően 8 évig kell megőriznie a nyomtatott számlát a kiállítónak és a befogadónak is. A Számlázz.hu archiválási szolgáltatásának köszönhetően viszont egyszerűbb a képlet, nyomtatásra csak akkor van a gyakorlatban szükséged, ha ellenőrzéskor kéri tőled a hatóság. (A vevő példányát a kézbesítési szabályok szerint nyomtatva vagy távnyomtatva kell eljuttatni számára.) Ezek tehát klasszikus értelemben papírszámlák, vagy röviden p-számlák.

A Számlázz.hu-val van lehetőséged papíralapú és elektronikus számlákat is kiállítani, arról azonban neked kell döntened, hogy melyik szolgálja jobban a céljaidat, melyik éri meg NEKED. Hogy könnyebben mérlegelj, mesélünk kicsit az e-számláról.

Egyszerű, mint az 1×1 – az e-számla előnyei

A matekos hasonlatot nemcsak a számviteli utalás miatt használjuk, hanem meggyőződésből. Terjengős kifejtés helyett ezért annyira egyszerűen foglaljuk össze az e-számla előnyeit, amennyire egyszerű azt kiállítani.

1. Könnyen kezelhető

Az e-számla kibocsátása és az adminisztráció is rendkívül egyszerű. A Számlázz.hu-val csupán néhány kattintás: kiválasztod az e-számla opciót, és minden más észrevétlenül és automatikusan történik a motorháztető alatt.

A tárolással sem kell bajlódni: a számlakibocsátó fiókodban folyamatosan elérhetőek e-számláid, ahol még az olvasási joggal felvértezett könyvelőd is mindenkor eléri azokat (vagyis nem kell a könyvelőhöz szállítanod őket, sem e-mailen küldözgetni, és a könyvelőváltás is zökkenőmentes).

Csak arra figyelj, hogy olyan előfizetésed legyen, amely magában foglalja az e-számlázás lehetőségét. A szolgáltatáscsomagokról érdemes tájékozódnod, hogy összehasonlíthasd, melyik felel meg legjobban a vállalkozásod ügymenetének.

2. Gazdaságos

Ha #profi Számlázz.hu csomagod van, akár 0 Ft-ért számlázhatsz, ha kézzel állítod ki az e-számláidat. Vagyis éves előfizetés esetén csupán 2016 Ft-ot (1658 Ft+áfa) kell havonta fizetned, #start és #digital csomag esetén pedig elenyésző a költsége. Ha tömegesen számlázol (tömeges számlagenerálással vagy Számla Agenttel), számlánként 5 Ft+áfa díjat kell fizetned.

A nyomtatási (az A4-es lapok, a nyomtató vásárlása és karbantartása vagy nyomdaszolgáltatás igénybevétele) és postaköltség jóval többe kerülne, ezeket pedig e-számla esetén nem kell fizetned, csak egy pdf dokumentumot szükséges e-mailben eljuttatnod ügyfeledhez. Nem utolsó sorban tudjuk, hogy az idő pénz, abból pedig rengeteget spórolsz.

3. Gyors

Nemcsak a számla kiállítása, de a célba juttatás is rendkívül gyors: nem töltünk időt a nyomtatással, postázással, csak egy lényegre törő e-mailt kell megírnunk vagy generálnunk, amelyhez mellékeljük a számlát. Talán ennél is fontosabb, hogy az e-számlát hamarabb is kiegyenlítik partnereid, nem szükséges ugyanis a hosszadalmas postai kézbesítés miatt nyolc vagy több napos fizetési határidőt megadni.

4. Környezetbarát

Az eddigiekből már kitűnik, hogy az e-számla használatával óvjuk a környezetet is, hiszen (mivel újrahasznosított elektronokból készül) létrejöttéhez egyetlen fát sem kellett kivágni. Ez pedig egy hatalmas érték, úgyhogy megérdemelsz egy virtuális vállveregetést!

5. „Könyvelőbarát”

A könyvelőd is értékelni fogja, ha nem kell papírokat tárolnia vagy bizonyos esetekben  hosszú órákat töltenie adatok begépelésével. Ráadásul várnia sem kell rád: ha hozzáférést kap az e-számláidhoz, kibocsátást követően azonnal látni fogja a számláidat, és rögtön tud is dolgozni a vevői bizonylatokkal. Ha pedig beállítod a könyvelői adatkapcsolatot a könyvelőprogramjához, az adatok automatikusan átsuhannak, még csak be sem kell lépnie a Számlázz.hu fiókodba. Ez azt is jelenti, hogy nem fog téged külön „zaklatni” minden hónapban. WIN-WIN.

6. „Ügyfélbarát”

Ügyfeleid is boldogok lesznek, hiszen őket is megszabadítod számos feladattól: nekik sem kell tárolniuk papíron a számlát, kevesebb az adminisztráció, több az automatizmus. Arra viszont érdemes figyelned, hogy tájékoztasd vevőidet arról, hogy e-számlát állítasz ki, mert ebben nem mindig lehetnek biztosak (a papíralapú és az e-számla képe számos vállalkozásnál a megtévesztésig hasonlít egymásra).

7. E-számla = e-jótállási jegy

2021-től bevezették az elektronikus jótállási jegyet is a papíralapú mellett, ezzel még egyet léphetünk az áhított papírmentesség felé vezető úton. Kereskedőként például e-mailben vagy a regisztrált felhasználói fiókba küldve is eljuttathatod vevőidhez az e-jótállási jegyet, ha azonban e-számlázol, ezzel sem kell külön foglalkoznod. Az elektronikus számla egyben jótállási jegyként is funkcionálhat, ha a megjegyzés rovatot úgy töltöd ki, hogy az a jótállási jegyre vonatkozó összes előírt elemet tartalmazza.

+1 Érintésmentes

Sajnos ma már tudjuk, hogy ez is egy fontos szempont lehet, akár egy járványügyi vészhelyzet esetén, amikor nemcsak a személyes találkozók, de a postai küldemények számát is érdemes visszaszorítani.

Nálad mi győzött?

Azt nem állítjuk, hogy a papír nem adhat hozzá az életünkhöz, de nem biztos, hogy ez a számlák területén tud a legjobban érvényesülni. Én például sokkal jobban szeretem a könyveket fizikai formájukban kézbe venni, mint e-bookokat bújni, és a pókerparti is ropogós kártyalapokkal nyújt igazi élményt számomra a virtuális laposztás helyett.

Az, hogy a papíralapú vagy az e-számlázás mellett teszed-e le a voksod, tőled, a vállalkozásod céljaitól függ. Az e-számla választása jelentős adminisztratív tehertől, aggodalomtól kímélhet meg, gyors és kényelmes. Így az általa megspórolt időben te is nyugodtan kézbe veheted a kedvenc könyvedet vagy kártyázhatsz egyet a barátaiddal.

Számos kérdésed lehet még az elektronikus számlázással kapcsolatban, ezért javasoljuk, látogass el a témának dedikált Tudástárunkba, ahol részletes információkat szerezhetsz!

Tudj meg többet e-számla szolgáltatásunkról

Hozzászólások

hozzászólás