Többen kérdeztétek tőlünk, hogy a számla kifizetettségének beállításakor miért nem kerül a számlára a “FIZETVE” felirat. Erről osztunk most meg veletek néhány gondolatot, ami segít megérteni, hogy a Számlázz.hu-ban miért is nem kerül rá ez a felirat a számlára.

Rendszerünkből több módon is lehetőséged van a számlák kiállítására, ezek az alábbiak:

Miért soroltuk fel ezeket? A továbbiakban kiderül, hogy a pénzügyi rendezettségre vonatkozó tájékoztató a számla létrehozásának módjától függően jelenik meg rendszerünkben.

Ha számládat annak kiállítása után fizeti ki ügyfeled, akkor a számla PDF-et utólag módosítani szigorúan tilos! A feliratot tehát nem tudjuk elhelyezni a számlán. A számla kifizetettségét azonban előfizetés esetén manuálisan tudod adminisztrálni a fiókban. Amennyiben biztosítasz online fizetési lehetőséget ügyfeleidnek vagy összekötöd bankszámládat a számlázási fiókoddal, a rendszer automatikusan fizetettre állítja számláidat. A kifizetettség kezelésével nyomon tudod követni kintlévőségeidet.

“Mi a helyzet akkor, ha a vevő a vásárlás alkalmával készpénzzel vagy bankkártyával azonnal fizetett? Számla készítésekor bejelöltem, hogy a számlát kifizették. Ilyenkor miért nem kerül a számlára a “Fizetve” felirat?”

Teljesen jogos a kérdés, és nagyon egyszerű a válasz. A díjrendezettséget jelző felirat amiatt nem kerül ilyenkor a számlára, mert előfordulhat, hogy tévedésből került bejelölésre az ehhez létrehozott checkbox. Egy számlát utólag is lehetséges bankkártyával kifizetni az online fizetési lehetőséggel, tehát a kiállítás pillanatában még nem biztos, hogy fizetett állapotú.
Nagyon egyszerű példa még, hogy egy utánvétes számlánál bejelöli valaki a fizetettség tényét, de csak véletlenül. A számlára rákerül a fizetve felirat, majd észlelve a hibát a jóváírás törlésre kerül, azonban a “Fizetve” felirat eltüntetéséért nem felelhet ez a funkció, hiszen a számla PDF-et utólag módosítani szigorúan tilos!

Fontos, hogy a nyugtával ellentétben a számla a gazdasági ügylet teljesítésére vonatkozik, nem feltétlenül az ellenérték átvételét igazolja.

A tömeges számlázással létrehozott számlákra szintén a fenti két eset vonatkozik, tehát a kiállításkor nem biztos, hogy fizetve van a számla, vagy előfordulhat, hogy tévesen kerül bejelölésre a kifizetettség ténye. Véleményünk szerint ezzel sok kellemetlenség elkerülhető.

Ha nagyobb számban készítesz olyan számlát, ami már a számla kiállításkor kifizetésre kerül, akkor a fiók alapértelmezett megjegyzésébe lehetőséged van menteni ezt az információt. Amire mindenképpen ügyelni kell, hogy a nem fizetett számláknál ezt a megjegyzést törölni kell szerkesztéskor.

Online fizetés esetén egy kicsit más a helyzet. Különösképpen akkor, ha a számla díjbekérőből készül automatizmusok által.

Amennyiben díjbekérőt készítesz, és annak kifizetése az autokassza vagy online fizetés segítségével történik meg, akkor maga a bank jelzi a sikeres díjfizetést a Számlázz.hu-nak. A bank jelzése hiteles információnak minősül, így teljes bizonyossággal állítható, hogy a fizetés megtörtént.
A díjbekérőből automatikusan készített számla/előlegszámla esetében rendszerünk megjeleníti a számla megjegyzésében azt az információt, miszerint a számla pénzügyi rendezése megtörtént.

Az autokassza használatával vagy az online fizetés biztosításával ráadásul időt is spórolhatsz magadnak, és nem kell a banki adatokat figyelni, majd a kifizetettséget manuálisan beállítani minden számlához. Könyvelődnek pedig a számla minden adatát automatikusan továbbítani tudjuk a könyvelői adatkapcsolat segítségével!

Ha Te is szeretnéd élvezni az okos automatizmusok minden előnyét, ne habozz! Regisztrálj saját számlázási fiókot! Ha már regisztráltál, akkor válassz számodra megfelelő szolgáltatáscsomagot a kényelmi funkciók eléréséhez!

Hozzászólások

hozzászólás