Ezt a cikket utoljára ezen a napon módosítottuk: 2022.01.21. Mindent megteszünk, hogy naprakész információt szolgáltassunk oldalunkon, de előfordulhatnak elavult információk korábbi bejegyzéseinkben. Ha elavult információt találsz, kérjük, hogy jelezd ügyfélszolgálatunknak. Köszönjük!
Többen kérdeztétek tőlünk, hogy a számla kifizetettségének beállításakor miért nem kerül a számlára a “FIZETVE” felirat. Erről osztunk most meg veletek néhány gondolatot, ami segít megérteni, hogy a Számlázz.hu-ban miért is nem kerül rá ez a felirat a számlára.
Rendszerünkből több módon is lehetőséged van a számlák kiállítására, ezek az alábbiak:
- manuális számlázás, azaz a Számlázz.hu-s fiókodba bejelentkezve, a webes felületen
- Számla Agent szolgáltatás segítségével automatikusan
- tömeges számlagenerálással
- banki utalás által, vagyis a díjbekérő automatikus számlázásával, amit az autokassza szolgáltatás tesz lehetővé már számos bank ügyfelei számára
- díjbekérő online fizetéssel történő kiegyenlítésével, melyből automatikusan számla készül
Miért soroltuk fel ezeket? A továbbiakban kiderül, hogy a pénzügyi rendezettségre vonatkozó tájékoztató a számla létrehozásának módjától függően jelenik meg rendszerünkben.
Ha számládat annak kiállítása után fizeti ki ügyfeled, akkor a számla PDF-et utólag módosítani szigorúan tilos! A feliratot tehát nem tudjuk elhelyezni a számlán. A számla kifizetettségét azonban előfizetés esetén manuálisan tudod adminisztrálni a fiókban. Amennyiben biztosítasz online fizetési lehetőséget ügyfeleidnek vagy összekötöd bankszámládat a számlázási fiókoddal, a rendszer automatikusan fizetettre állítja számláidat. A kifizetettség kezelésével nyomon tudod követni kintlévőségeidet.
“Mi a helyzet akkor, ha a vevő a vásárlás alkalmával készpénzzel vagy bankkártyával azonnal fizetett? Számla készítésekor bejelöltem, hogy a számlát kifizették. Ilyenkor miért nem kerül a számlára a “Fizetve” felirat?”
Teljesen jogos a kérdés, és nagyon egyszerű a válasz. A díjrendezettséget jelző felirat amiatt nem kerül ilyenkor a számlára, mert előfordulhat, hogy tévedésből került bejelölésre az ehhez létrehozott checkbox. Egy számlát utólag is lehetséges bankkártyával kifizetni az online fizetési lehetőséggel, tehát a kiállítás pillanatában még nem biztos, hogy fizetett állapotú.
Nagyon egyszerű példa még, hogy egy utánvétes számlánál bejelöli valaki a fizetettség tényét, de csak véletlenül. A számlára rákerül a fizetve felirat, majd észlelve a hibát a jóváírás törlésre kerül, azonban a “Fizetve” felirat eltüntetéséért nem felelhet ez a funkció, hiszen a számla PDF-et utólag módosítani szigorúan tilos!
Fontos, hogy a nyugtával ellentétben a számla a gazdasági ügylet teljesítésére vonatkozik, nem feltétlenül az ellenérték átvételét igazolja.
A tömeges számlázással létrehozott számlákra szintén a fenti két eset vonatkozik, tehát a kiállításkor nem biztos, hogy fizetve van a számla, vagy előfordulhat, hogy tévesen kerül bejelölésre a kifizetettség ténye. Véleményünk szerint ezzel sok kellemetlenség elkerülhető.
Ha nagyobb számban készítesz olyan számlát, ami már a számla kiállításkor kifizetésre kerül, akkor a fiók alapértelmezett megjegyzésébe lehetőséged van menteni ezt az információt. Amire mindenképpen ügyelni kell, hogy ez a megjegyzés minden bizonylattípusra rákerül, nem csak a számlákra, illetve a nem fizetett számlák esetében a kiállítás előtt a megjegyzést törölni szükséges.
Online fizetés esetén egy kicsit más a helyzet. Különösképpen akkor, ha a számla díjbekérőből készül automatizmusok által.
Amennyiben díjbekérőt készítesz, és annak kifizetése az autokassza vagy online fizetés segítségével történik meg, akkor maga a bank jelzi a sikeres díjfizetést a Számlázz.hu-nak. A bank jelzése hiteles információnak minősül, így teljes bizonyossággal állítható, hogy a fizetés megtörtént.
A díjbekérőből automatikusan készített számla/előlegszámla esetében rendszerünk megjeleníti a számla megjegyzésében azt az információt, miszerint a számla pénzügyi rendezése megtörtént.
Az autokassza használatával vagy az online fizetés biztosításával ráadásul időt is spórolhatsz magadnak, és nem kell a banki adatokat figyelni, majd a kifizetettséget manuálisan beállítani minden számlához. Könyvelődnek pedig a számla minden adatát automatikusan továbbítani tudjuk a könyvelői adatkapcsolat segítségével!
Ha Te is szeretnéd élvezni az okos automatizmusok minden előnyét, ne habozz! Regisztrálj saját számlázási fiókot! Ha már regisztráltál, akkor válassz számodra megfelelő szolgáltatáscsomagot a kényelmi funkciók eléréséhez!
