A Számlázz.hu rendszere képes nagy tömegű, automatikus számlák kiállítására is. Ez a tulajdonsága tette lehetővé azt, hogy nagy forgalmú webáruházak is csatlakoztak felhasználói közösségünkhöz. Az egyik ilyen webáruház az elektronikus számla bevezetését fontolgatja. Bár a Számlázz.hu rendszerével nagyon egyszerű e-számlát kiállítani, egy futárszolgálattal dolgozó webáruház esetén a szabályos folyamat kidolgozása korántsem triviális.

Alapvetően két kérdés merült fel, amelyekre adott válasz sokunk számára érdekes/tanulságos lehet.

  1. Futárszolgálattal történő szállítás esetén mikor kell/lehet kiállítani az elektronikus számlát?
  2. Mi történik a kiállított elektronikus számlával abban az esetben, ha a futár fizetési mód változássalszembesül? Például a vásárláskor választott üdülési csekkről kiderül, hogy lejárt, és a vevő emiatt inkább készpénzzel fizet a futárnál.

 

1. Futár és készpénz fizetés a számlakibocsátás tükrében
Általánosságban elmondható, hogy az üzleti folyamatok és a számlázás szempontjából nincs különbség aközött, hogy az értékesítő webáruház papír vagy elektronikus számlát állít ki.
Két fő szabályt kell szem előtt tartani.
  • E-kereskedelem esetén kötelező áfás számlát adni (a nyugta nem megfelelő)
  • Az áfás számla kiállításának legkésőbb a készpénz átvételének időpontjáig meg kell történnie (azaz: az ügyféltől készpénzt csak számla ellenében lehet elvenni)
Abban az esetben, ha futár szállítja ki a terméket, számvitelileg nincsen akadálya annak, hogy az e-számlázás a kiszállítás előtt megtörténjen (éjszaka vagy hajnalban). A számla kiállításának pillanatában azonban érdemes az e-számlát elküldeni a vevőnek (e-mail). Ügyvitelileg azonban fel kell készülni arra, hogy a vevő az áru átvételéig még nem olvasta a postaládáját, és emiatt “követeli” a számlát a futártól.
Ez a módszer tehát sajnos egyáltalán “nem véd” az ellen, ha a futár nem találja meg a címzettet, vagy bármilyen ok miatt az üzleti tranzakció (gazdasági esemény) nem jön létre: a kibocsátott számlát sztornózni kell, akár papír, akár e-számláról van szó.
Elméletileg elképzelhető egy 21. századi ügymenet is, bár egyelőre nincs tudomásunk arról, hogy ezt a módszert bármelyik futárszolgálat képes lenne alkalmazni. Ennek lényege az, hogy a futár a készpénz átvételekor elektronikus úton “jelzi” a központi számítógépnek az áru kézbesítését és a fizetés megtörténtét. Ekkor néhány másodperc alatt a következő történik:
  1. A központ elkészíti a tranzakcióhoz kapcsolódó e-számlát,
  2. azt továbbítja a vevő részére (e-mail), és
  3. SMS üzenetben értesíti a vevőt a számla érkezéséről.
Fejlettebb országokban ez így, szín-elektronikusan zajlik… kérdés azonban, hogy a magyar társadalom interneten vásárló része és főleg a futárszolgálatok fel vannak-e erre készülve?
A fenti módszer egyébként az eltervezett vásárlástól számszakilag eltérő gazdasági esemény ellen sem nyújt védelmet, tehát ha az összeg vagy a számla tételek hibásan kerültek rögzítésre, ezt szintén csak utólag lehet korrigálni.
2. Fizetési mód változás
A számla kötelező adattartalmát az ÁFA törvény 169 § tartalmazza. Meglepő lehet, hogy a fizetési mód nincs a felsorolt tételek között. Ez azt jelenti, hogy ha a kézbesítés során kiderül, hogy a számlán szereplő fizetési mód eltér a valóságban alkalmazott fizetési módtól, akkorszámviteli okok nem követelik meg a számla helyesbítését.
Más kérdés azonban, hogy a könyvelő munkájánál zavart okozhat az, ha egy számlán például üdülési csekk fizetési mód szerepel, de a valóságban a vevő készpénzzel fizetett. Erre tehát nincs törvényi előírás – gyakorlatilag a belső ügymenet, illetve a könyvelő “igényei” határozzák meg azt, hogy a fizetési mód változást egy helyesbítő számlával utólag adminisztráljuk-e.

Nem egyszerű tehát a megfelelő folyamat kialakítása, de az e-számlázásból fakadó előnyök miatt mégis érdemes átalakítani a jelenlegi ügymenetet.

Új számlakibocsátó fiók regisztrációja: kattintson ide.

Hozzászólások

hozzászólás