Miért NE használj kézi számlatömböt? 10+1 lefegyverző, végső érv a számlatömb nyugdíjazására

Ezt a cikket utoljára ezen a napon módosítottuk: 2020.01.31. Mindent megteszünk, hogy naprakész információt szolgáltassunk oldalunkon, de előfordulhatnak elavult információk korábbi bejegyzéseinkben. Ha elavult információt találsz, kérjük, hogy jelezd ügyfélszolgálatunknak. Köszönjük!

Még a saját területükön vérprofi, piacvezető szolgáltatók esetén is találkozni néha a megdöbbentő szokással, hogy egy rongyosra lapozgatott kis füzetkébe (avagy: kézi számlatömb) körmölgetik a számláikat tollal és kézzel… Mikrovállalkozót is ismerünk, aki túl kicsinek gondolja magát ahhoz, hogy egy igazi, “naagy” számlázóprogramot használjon. Pedig ugyanúgy sokat spórolhat vele (pénzt, időt, energiát), mint bármely más méretű cég.

Tegyük rendbe: nem kell rögtön e-számlára váltanod, papírszámlát is ugyanúgy kiállíthatsz a felhő-alapú online számlázórendszerekből (sőt, bizonyos előnyökkel még a telepített szoftverek is bírnak), viszont a következő problémákkal biztos, hogy nem kell szembenézned online számlázás esetén:

1. Hibalehetőség

Annyi adatmezőben követhetsz el számítási hibákat, hogy szinte az a csoda, ha sikerül helyesen kiállítani egy papírszámlát (adunk azért ehhez is segítséget, ha ragaszkodsz hozzá). Egy számlázóprogram tud helyetted számolni, és figyelmeztetni esetleges hibákra: bízd rá, hogy ezt megtegye, és csökkentsd drasztikusan a sztornó számláid számát!

2. Nem elegáns

Amellett, hogy gyakorlatilag lehetetlen cafatosodás nélkül kitépni lapot a számlatömbből, ha sikerült is eltalálni a perforációt, nem lesz egy kifejezett matyóhímzés a girbegurba kézírásoddal készülő gyűrött fecni. (Tisztelet a kivételnek, persze.:)

3. Lassítja az ügymenetet

Számlatömböd – akármilyen intelligens is lenne – nem emlékszik az előző számláid adataira. Az intelligens online számlázókba viszont autocomplete funkciót is építettek (mint például a Számlázz.hu-ba), így az új cég felvitelének megkezdésekor a rendszer ki is egészíti az elkezdett gépelést. Kézzel tehát sokkal lassabb számlát kiállítani, ami már havi 6-8 számla esetén is nagyon komoly időkiesést jelent. Ha maradsz a kéziszámlák körmölésénél, a bizniszre szánt értékes idődet pazarolod!

4. Lassítja a számla kiegyenlítését

Nemcsak a számla létrehozását, hanem annak kifizetését is lelassítja. A gépi számlát elküldése után – akár a kiszámlázott szolgáltatás átadásával párhuzamosan, mint pl. egy futárcég esetében – rögtön ki is fizetheti a vevő. Egy kéziszámlát el kell hozzá juttatni, a postán bóklászás idejét hozzá kell kalkulálni a fizetési határidőhöz, sokkal lassabban jutsz a pénzedhez. Miért várnál rá annyit?

5. Drága

A kézi számlatömb pénzbe kerül, míg a legtöbb számlázóprogram kínál ingyenes csomagot is. Számlatömb megvételekor már a puszta lehetőségért, hogy te most egy számlát fogsz kiállítani, máris fizetned kell. Ára ráadásul nemcsak a te pénztárcádba van belekalkulálva (kikalkulálva belőle inkább), hanem a környezetébe is: az a rengeteg felesleges papír!

6. A könyvelők sem szeretik

Legalábbis sokkal jobban szeretik a géppel kiállított számlákat. Főleg akkor, ha az általuk használt könyvelőprogramhoz adatkapcsolat is ki van építve, ami hihetetlen mértékben megkönnyíti a dolgukat. Emellett kézzel lényegesen több sztornó számlát gyártunk, mint géppel. És emlékeztek azokra a régi számlatömbökre, amikben a második-harmadik oldal szinte már teljesen olvashatatlan volt? Régi szép idők…:)

7. Elvesztése bírsággal jár

Akár több milliós bírság is kiszabható a számlatömb elveszítéséért – ami durva. Bármilyen számlázóprogramot is használsz, bár bejelentési kötelezettség jár vele (nálunk elég flottul megy), elveszíteni egész biztosan nem fogod.

8. Nem mindig elérhető

Aránylag jól tervezhető a számlázási kötelezettség, azonban vannak kivételek, amikor nem számítottál rá, hogy hirtelen számlázni kell, vagy számítottál rá, csak egyszerűen elfelejtetted magaddal vinni a számlatömböt. Súlyosbítja a helyzetet, ha egy vállalkozáson belül többen is számláznak ugyanazzal a számlatömbbel, “Kinél van már megint a számlatömb?”, kérdezhetnénk, vagy válthatnánk online számlázóra is.

9. Nem válaszol a kérdéseidre

Hiába is faggatnál egy kéziszámlatömböt, nem tud neked válaszolni arra, hogy ebbe a fránya ÁFA-mezőbe most milyen számot is kell beírni… Online számlázói ügyfélszolgálatról viszont hallottunk már. Élj a lehetőséggel!

10. Nem tartja számon a kintlevőségeidet

És olyan számlatömbről hallottál már, amelyik sikkant egyet, amikor valamelyik belőle kiállított számla kifizetése késedelembe esik? A papírtechnológiának is megvannak a korlátai… Az online számlázók többsége olyan kényelmi funkciókkal van felszerelve, amilyeneket például a leveleződtől már rég alapszinten elvársz. És az automatikus fizetési felszólítás csak az egyik ezek közül! Legegyszerűbben itt láthatod át őket, listázva.

+1. Nem jogszabálykövető!

Természetesen ez a hátrány is csak a gépi számlázással szemben merül fel. Amíg csak kéziszámlatömböt használhattunk, eszünkbe sem jutott a jogszabálykövetést elvárni tőle. De a világ változik, ezen belül a számlázást érintő jogszabályok is, méghozzá egyre gyorsabban, úgyhogy amit csak lehet, érdemes a profikra bízni.