Sorozatunk két előző blogcikkében elmerültünk az emailben történő számla PDF befogadás veszélyeiben [Számlát kaptam PDF-ben. Segítség! – 1. rész] és részleteiben [Számlát kaptál PDF-ben? Segítünk! – 2. rész]. Ezekből kiderül, hogy az e-számla esetén a digitálisan aláírt PDF dokumentum a javasolt út – az időpecsétről azonban nem esett szó.

FRISSÍTÉS (2018.): Az elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabály után a digitális archiválásra vonatkozó jogszabály is módosult 2018. július 1-jén, és ma már nem írja elő az időbélyegző kötelező használatát. Az archivált számlákat a korábbi gyakorlatnak megfelelően továbbra is ellátjuk időpecséttel, de az újonnan kiállított elektronikus számlákat a törvényi szabályozás 2018. nyári változását követően már csak az előírt elektronikus aláírással.

2013 előtt ugyanis a jogszabály nevesítetten előírta elektronikus számla kibocsátásakor a digitális aláírás mellett az időpecsét használatát is. 2013-ban azonban ez az elektronikus számlával kapcsolatos paragrafusokból kikerült. Sok számlakibocsátó ebből azt a következtetést vonta le, hogy az elektronikus számlák ezentúl időpecsét nélkül is hitelesek. Ez azért lenne jó hír, mert az időpecsétet speciális szolgáltatóktól kell vásárolni, méghozzá darabáron.

Bár az e-számlázásra vonatkozó jogszabály nem említi az időpecsét használatát, de az e-számla értelemszerűen elektronikus dokumentum. Az elektronikus dokumentumok megőrzésével pedig külön jogszabály foglalkozik:. Ennek neve: “114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól”.

Ez a jogszabály előírja azt, hogy a digitálisan tárolt (archivált) dokumentumok esetén az időpecsét használata kötelező. Ez pedig értelemszerűen vonatkozik az elektronikus számlára is.

És ezen a ponton kell felhívnunk a figyelmet egy, a jogszabály által megengedett “piszkos kis trükkre”.

Hol is tartunk jelenleg?

  • a jogszabályoknak mindenben megfelelő elektronikus számla bocsátható ki időpecsét nélkül
  • az így – tehát szabályosan –  kibocsátott e-számla tárolásához azonban szükséges az időpecsét
Hihetetlen, de fenti két előírást nagy tömegű e-számla kibocsátók képesek egészen sajátos módon értelmezni és végrehajtani! Vegyünk egy vállalatot, aki naponta több ezer (vagy több tízezer) e-számlát bocsát ki. Költségtakarékossági szempontból a következő eljárást alkalmazza:
1. Az e-számla kibocsátás során a PDF dokumentumokat (tehát a számlákat) digitálisan aláírja, viszont időpecséttel nem látja el.
Az így kibocsátott e-számla megfelel minden, az e-számla kibocsátására vonatkozó feltételnek.
2. Az így kibocsátott e-számlákat emailben elküldi a vevőinek.
 
Tehát több ezer vagy több tízezer számlaértesítő emailt küld ki naponta. Minden egyes email egy csatolt PDF-et tartalmaz, ami maga az e-számla. Még egyszer: ezeken az e-számlákon nincs időpecsét.
3. A számlakibocsátó napi egy alkalommal archiválja a saját maga által kibocsátott e-számlákat

Ez azt jelenti, hogy az aznap kibocsátott és kiküldött e-számlákat utólag összefűzi, és az összefűzött egyetlen giga-PDF dokumentumot ellátja egyetlen időpecséttel. Ezzel ő (tehát a számlakibocsátó) megfelel a digitális archiválás szabályainak.

4. És a számla befogadója?

Hát igen. A számla befogadója kapott egy darab PDF dokumentumot (email), ami egy érvényes e-számla. Ha ezt befogadja, akkor neki magának kell gondoskodnia arról, hogy ezt az elektronikus dokumentumot digitálisan archiválja. Igen, neki magának kell ellátnia időpecséttel, ami gyakorlatilag lehetetlen feladat (hiszen ehhez speciális szoftverek kellenek, plusz természetesen egy szerződés a megfelelően tanúsított időpecsét-szolgáltató céggel).

Mi lehet a megoldás? A /hitelesseg oldalon leírtaknak megfelelően ellenőrizd, hogy a kapott PDF rendelkezik-e időpecséttel. Ha nem, akkor jelezd a számlakibocsátó felé, hogy te nem fogadsz be e-számlát, hanem papír alapú számla kibocsátását kéred. Ehhez jogod van, hiszen a jogszabály az e-számla kibocsátást a vevő beleegyezéséhez köti.

Bonyolult? Szerintünk igen. Viszont Számlázz.hu-val számlázni nem csak egyszerű, de biztonságos is, hiszen mi minden kibocsátott e-számlát digitálisan aláírunk és időpecséttel látunk el. Ha tehát Számlázz.hu-t használsz vagy Számlázz.hu által kibocsátott e-számlát fogadsz be, akkor nincs miért aggódnod.

Tudtad, hogy nálunk az e-számla mindössze 6 Ft/db?
Tudtad, hogy a regisztráció ingyenes?
Tudtad, hogy most azonnal te is e-számlázhatsz?

KIPRÓBÁLOM MOST

Hozzászólások

hozzászólás