50 522 regisztrált ügyfél
26 392 499 kiállított számla

“Hogyan csökkentettük nullára a számlázás körüli admisztrációt a mumus.info-nál” – esettanulmány WooCommerce integrációról

Olyan levelet kaptunk Norberttől, amit nektek is feltétlenül látnotok kell.
Mi a mumus.info-nál gyűlöljük a számlázás körüli adminisztratív, ismétlődő feladatokat és imádjuk a Számlázz.hu-t, melynek köszönhetően semmi ilyesmivel nem kell szembesülnünk.

A részletek sem maradhattak titokban – ha vállalkozóként te is értékesítesz, bármit, a mumus.info – 2014 óta elérhető WooCommerce integráción alapuló – működéséről szóló esettanulmány alapján akár utánuk is csinálhatod mindezt, hogy havi három (!) értékes munkanapot spórolj magadnak.

Olvasd el Erdélyi Norbert részletes esettanulmányát, és az integráció 4 lépését!

“Erdélyi Norbert vagyok, a mumus.info weboldal cikkeinek és WordPress oktatóanyagainak szerzője, online marketing szakértő,  és végtelenül utálom elvégezni a legapróbb adminisztrációs feladatot is, különösen, ha ismétlődő feladatról van szó, például a számlázásról.

mumus.info

A Számlázz.hu automatikus e-számlázását egy hónapja vezettük be, és máris imádom, hogy egy számlát sem kell megírni. Hogyan lehetett ezt megoldani ingyenes wordpress bővítményekkel és kevesebb mint fél órás munkával?
Mielőtt a Számlázz.hu-ra átálltunk, előtte több, saját gépre telepített számlázó szoftvert próbáltunk. Nem voltak ezek rosszak, de mindig kiderült, hogy az egyszeri díjhoz még jön egy, a weboldalon nem reklámozott frissítési díj, és ha netán olykor-olykor újra kellett telepíteni a Windowst, nem kis fejfájást okozott, hogy akkor mi legyen a számlázószoftverrel? És ha elmentünk valahová pár napra, és számlázni kellett volna: „Ajajj, az irodai gépen van telepítve a számlázó…”

De hozzá kell tenni, hogy 2005-06 körül azért örültünk egyáltalán a szoftveres számlázásnak, hogy végre ne kelljen kézzel kitölteni a tömböket. A legkomolyabb automatizálásnak az számított, hogy a számlát úgy tudta nyomtatni az adott szoftver, hogy a címzés a francia ablakos borítékhoz passzoljon. És akkor örültünk, hogy legalább nem kell címkenyomtatóval vacakolni, vagy körmölni a borítékokat.

De ez ma már édeskevés, alapelvárás, hogy a webshopos rendelésekhez befizetés után automatikusan elkészüljön az e-számla, és azonnal ott legyen az ügyfélnél emailben.
Bár az ÁFA-törvény számlákra vonatkozó előírásai már évek óta lehetővé teszik az ilyen automatikus megoldásokat, mégis azt látom, hogy a számlázás terén még mindig rengeteg városi legenda, tévhit, és népszerű félrertés él a vállalkozók fejében, pl: 3 példányban kell készíteni, alá kell írni, TEÁOR számot kell ráírni, stb stb.

A komplett számla automatizálást a Számlázz.hu-val, a WordPress Woocommerce webshopjával és egy pluginnal oldjuk meg, amit a Számlázz-n ajánlottak. Ha tudtam volna, hogy mennyire egyszerű megoldani ezt, már sokkal hamarabb megcsináltuk volna.

Ezzel nekünk gyakorlatilag nullára csökkent az adminisztrációs teher, mert digitális terméket forgalmazunk, amit letöltési link formájában szállítunk ki, és egy kattintással az ügyfél a számlát is megkapja.

A megoldás pofonegyszerű, 
bárki, aki WooCommerce webshopmotort használ, 
ugyanolyan egyszerűen bevezetheti ezt a megoldást, 
mint ahogy mi a mumus.info-nál. 
Négy lépés az egész:

 

Első lépés:

Elő kell fizetni a Számlázz.hu E-számla csomagjára, éves díja 15e Ft alatt van, ez a csomag tudja azt, hogy automatikusan létrehozza a számlát külső szoftver utasítása alapján, és ebben a csomagban jön ki 6 Ft-ra egy e-számla, és ezen felül van még az automatikus számlák mennyisége szerinti díj, havi 3000 darab számla (azért ez már komoly mennyiség) csak 5e Ft + áfa, de 50 számla alatt meg csak 1,5e Ft+áfa.

Második lépés:

A Számlázz.hu fiókban a Beállítások -> Értesítő –nél, a Számlázz.hu fiókban be kell állítani azoknak az emaileknek a szövegét, amiket a vevő akkor kap, amikor megkapja az e-számlát. Ez nekünk fontos volt, mert az alapértelmezett szöveg hivatalosabb, magázódó, mi pedig közvetlen, tegeződő formában kommunikálunk az ügyfelekkel, és a vásárlónk nem a cég nevét ismerik, hanem az én nevemet.

Ezért fontos, hogy ki legyen az e-mail feladója, mi a tárgy, és milyen stílusú a szöveg.  Ugyanis, ha korábban nem így kapta az ügyfél a számlát, akkor meglepő lehet neki, hogy ez az e-mail most miért jött.

Harmadik lépés:

Van egy plugin, ami azt csinálja, hogy a Woocommerce shopodat összeköti a Számlázz.hu val. A WordPress vezérlőpultban irány a Bővítmények menü -> Új hozzáadása, pötyögd be ezt és telepítsd:
Integration for Szamlazz.hu & WooCommerce
Hálás köszönet Viszt Péternek, a plugin szerzőjének. Aktiválás után a plugin a Woocommerce -> Beállítások menübe települ, az Általános beállítások fül alá. Annyit kell csinálni, hogy itt meg kell adni ugyanazt a felhasználónevet és jelszót, amivel a Számlázz.hu-ba lépsz be. Ekkor a plugin összekapcsolódik a Számlázz.hu-fiókoddal, és neked már nem kell foglalkozni a Számla Agent letöltésével sem.

Negyedik lépés:

Ha ez kész, a dolog már működik is. Amikor a Woocommerce-ben egy rendelés „teljesített” állapotú lesz, azaz a pipára kattintasz, akkor kiállítja az e-számlát is, és már küldi is a vevőnek e-mailben. Ha belépsz a Számlázz.hu-n, ott is látni fogod az elkészült számlát.

Akkor is jól számol, ha a vevő kupont használt a vásárláshoz és kevesebbet fizetett egy adott termékért a listáárnál. A kiállított számlát itt is meg tudod nézni, egy új kis számla ikon lesz a rendeléseid listáján, minden vásárlás mellett. Ha egy adott rendeléshez bármilyen oknál fogva nem kell számla (pl: akcióban ingyenes digitális termék, ajándék termék, stb.) akkor be lehet állítani, hogy adott esetben ne készüljön el a számla.

Egy tipp: Felesleges azzal vacakolni, hogy teszt állapotba kéred állítani a Számlázz.hu fiókot, amíg ezt megcsinálod. A dolog működik, nincs rajta mit tesztelni. De ha szeretnéd mégis kipróbálni, mielőtt az ügyfeleid látják, hozz létre nyugodtan pár teszt megrendelést. A számlákat később lesztornózod, 6 Ft egy e-számla. Mi így csináltuk meg, nem akartam időt veszíteni a tesztelgetéssel.

Ez az automatizálós megoldás nekünk havi szinten legalább 3 munkanapnyi időt spórol. 3 munkanap, amely idő alatt pl. ki tudok találni egy új értékesítési kampányt… Korábban ennyi idő ment el a számlázás körüli adminisztrációval, most meg zéróra csökkent, a Számlázz.hu-nak köszönhetően.”

Ha szeretnéd máris megtenni az első lépést a négyből, indulj el vele itt, még ma!

Tudtad, hogy nálunk az e-számla mindössze 6 Ft/db?
Tudtad, hogy a regisztráció ingyenes?
Tudtad, hogy most azonnal te is e-számlázhatsz?

KIPRÓBÁLOM MOST

Hozzászólások

hozzászólás

Szerző: | 2017-05-03T13:00:27+00:00 2016.04.27.|Egyéb|0 hozzászólás

A szerzőről:

Újságíró is volt, PR-menedzser, szövegíró, szabadúszó tanácsadó, és kertész is. Igaz, utóbbi “hivatalosan” csak egy napig. Saját bevallása szerint a tartalomkészítés erre hasonlít leginkább, mert gondolat-magokat szór el, aztán figyeli, ahogy a fejekben szárba szökkennek a változások… A Számlázz.hu-nál tanúja volt a 15 000 regisztrált felhasználó kétszereződésének, háromszorozódásának, és a cégméret sokszorozódásának is. “Naponta ledöbbenek azon, hogy mennyire profi emberekkel dolgozom együtt. Szerencsére sokat találkozom a felhasználóinkkal, mert a videóinkban például állandóan őket faggatjuk, szóval ez rájuk is vonatkozik! :)”