A sok beszállítóval vagy ügynökhálózattal működő vállalkozások részére igazi kín az alvállalkozói számlák begyűjtése. De a begyűjtés még hagyján – vajon az és úgy szerepel a számlán, amit és ahogy te szeretnél látni (és ahogyan helyes)? Többször írtunk már arról (például itt és itt részletesen), hogy az ilyen helyzetek működtetését mennyire megkönnyíti a megbízott számlakibocsátás, illetve annak speciális esete, az önszámlázás.
A megbízott számlakibocsátás lényege:
- Minden beszállítódnak (ügynöködnek) van egy saját Számlázz.hu-s fiókja (akár ingyenes).
- Te hozzáférsz megbízott számlakibocsátóként ezekhez a fiókokhoz.
- Havonta (vagy alkalmanként) te magad bocsátod ki a számlát az alvállalkozód vagy ügynököd nevében olyan módon, hogy a számlán te magad (a vállalkozásod) a vevő.
Ez a konstrukció remekül alkalmas arra, hogy egy sok beszállítóval dolgozó vállalkozás kézben tartsa bejövő számláit. A rendszer felépítése során azonban ajánlatos egy trükköt alkalmazni, hogy az üzemeltetés is könnyed legyen. Ez a trükk pedig a fenti felsorolás második pontjához tartozik: minden egyes beszállítód számlázási fiókjához külön hozzáféréssel kell rendelkezned.
Nem arról van szó, hogy nehéz megszerezni a hozzáférést, hanem hogy a Számlázz.hu esetén a hozzáférés emailcím+jelszó alapján történik. Ez az jelentené vajon, hogy ahány beszállítód van, annyi emailcímet kell üzemeltetned, azaz minden egyes beszállítói fiók-hozzáféréshez egyet? Egy Jedi-trükk segítségével elmagyarázzuk, miért elég egyetlen email cím az összes hozzáféréshez, illetve hogyan érdemes felépítened a megbízott számlakibocsátói rendszert.
A Jedi-trükk lépései:
1. Minden beszállítódnak adj egy legfeljebb öt betűből álló kódot.
Ezzel a kóddal fogod azonosítani a későbbiekben a beszállítóidat, és a beszállítóidtól kapott számlákat is. Ez a kód lehet az ügynökeid monogramja, vagy a beszállító céged nevéből képzett rövidítés, de akár egy egyszerű sorszám is.
2. Hozz létre egy email címet, amellyel hozzáférsz majd a beszállítói fiókokhoz.
Igen, elég lesz egyetlen emailcím is.
3. A fiókhozzáférések során emailcímnek ne a valós email címet add meg, hanem annak egy + (plusz) jellel kiegészített változatát.
Ez egy példán a legegyszerűbb elmagyarázni. Legyen a céged neve: Gyümölcs Kft.
Legyen a beszállítóid (ügynökeid) cégneve rendre:
- Alma Bt (kód: ALM)
- Körte Bt (kód: KRT)
- Dinnye Bt. (kód: DNY)
A fiók-hozzáférésekhez hozd létre a gyumolcs-szamlazo@domain.hu email címet, majd:
- Az Alma Bt fiókjának hozzáféréséhez add meg ezt az emailcímet: gyumolcs-szamlazo+ALM@domain.hu.
- A Körte Bt fiókjának hozzáféréséhez add meg ezt az emailcímet: gyumolcs-szamlazo+KRT@domain.hu.
- A Dinnye Bt fiókjának hozzáféréséhez add meg ezt az emailcímet: gyumolcs-szamlazo+DNY@domain.hu.
Így a saját emailcímed és a kód alapján mindig tudni fogod, hogy melyik emailcímmel melyik beszállítód fiókjába tudsz belépni, és a jelszó lehet akár minden esetben ugyanaz.
És itt jön a trükk, amelyet kevesen ismernek! A + (plusz) jel az emailcímekben speciális karakter, amelyet a levelezők egyedi módon értelmeznek: az email postaláda azonosításakor sem a + (plusz) jelet, sem az attól jobbra eső részt nem veszik figyelembe.
Próbáld csak ki, akár megbízott számlakibocsátást alkalmazol, akár (még) nem! Küldj valahonnan egy email a saját emailcímed kiegészítéseire: (például ha te Kovács János vagy), a kovacs.janos@gmail.com emailcím helyett a kovacs.janos+kiskutya@gmail.com vagy a kovacs.janos+kismacska@gmail.com vagy a kovacs.janos+akarmi@gmail.com címekre: mind pontosan célba ér majd: a kovacs.janos@gmail.com címre.
Ez azt jelenti, hogy az összes beszállítói fiók-hozzáféréshez elegendő egyetlen fizikai email postaládát üzemeltetned: az ehhez kapcsolódó emaileket a + (plusz) jel Jedi-trükknek köszönhetően mindig meg fogod kapni.
Mire használhatod még?
Ha már külön kódot kaptak a beszállítóid (ALM, KRT, DNY), akkor ezt a kódot használhatod arra is, hogy a beszállítói fiókban a saját számláid (amiket te bocsátasz ki) az ilyen nevű számlatömbből “álljanak ki”. Így teljesen elkülönítheted a saját számláidat azoktól a számláktól, amelyeket a beszállítód a saját számlázási fiókjában saját maga bocsát ki (más gazdasági eseményekkel kapcsolatban).
Tipp1: Tudtad, hogy a megbízott számlakibocsátás is tovább okosítható, és beszállítódnak automatizáltan is létrehozhatod a számlázási fiókját (Számla Agent)?
Ha így építed fel számlázási rendszeredet, szinte gondozásmentesen tudod majd üzemeltetni. És ez a kulcs: adminisztráció helyett foglalkozz a vállalkozásoddal – a többit bízd a Számlázz.hu-ra!
