Vannak olyan cégek, melyek számos partnerük helyett szívesen átvállalnak bizonyos adminisztratív háttérfeladatokat. Nem sima jófejségből, hanem mert komoly üzleti érdekük fűződik hozzá. Emellett szeretnék, ha adott folyamatok gyorsan, pontosan, hibamentesen zajlanának, saját maguk és partnereik életét is jelentősen megkönnyítve ezzel. Például ha a vállalkozásod ügynököket foglalkoztat, és havi jutalékot fizetsz nekik, praktikus lehet helyettük elkészíteni a számlájukat. Vagy ha te vagy a vezető online ételrendelés-közvetítő cég, a NetPincér, érdemes “önszámlázni”. Vagy ha mondjuk tanácsadó-fejlesztő szolgáltatásodat 70+ partnered veszi igénybe, és jobban tudod, mit, mikor és hogyan kell a számlájukra írni: miért is ne számláznál “megbízottként” helyettük? 
Ha még nem ismertél magadra (vagy pont, hogy magadra ismertél, de még nem érted az önszámlázás és a megbízott számlakibocsátás művészetét), neked készült dupla esettanulmányunk! Íme az első rész:

Godinek Ibolya a NetPincér alkalmazásában a kiszállításhoz kapcsolódó pénzügyi elszámolások folyamataiért felelős. Egyik szakértője a Számlázz.hu önszámlázás elnevezésű kényelmi szolgáltatásának, hiszen a NetPincérnél bevezették, és kifejezett sikerrel használják az alvállalkozóikkal való elszámolásra. Ibolya vállalkozott arra, hogy megossza velünk tapasztalatait: hogyan vezették be, mit nyertek vele, és pontosan hogyan is működik náluk az önszámlázás.

NetPincér: az alvállalkozó futárok helyett számláz

Godinek Ibolya: “A NetPincér online ételrendelés-közvetítéssel és ételkiszállítással foglalkozik Budapesten és több más vidéki nagyvárosban, a kiszállítást alvállalkozókkal valósítjuk meg. Az önszámlázás bevezetése elsősorban az adminisztráció lecsökkentését és felgyorsítását célozta.

Az alvállalkozó futárok kifizetése kéthetes periódusokban történik, az elszámolások nyilvántartását és az elszámolandó összegeket a NetPincér vezeti. Korábban az általunk kiküldött értesítő alapján a futárok maguknak állították ki a számlát, és elektronikusan vagy papír alapon visszajuttatták az irodánkba. Az alvállalkozók számának létszám növekedésével ez egyre hosszabb időt vett igénybe, ezért döntöttünk a megbízott számlakibocsátás, azon belül is az önszámlázás bevezetése mellett. Ezzel nemcsak lehetőségünk nyílt rövid idő alatt nagy mennyiségű számla kiállítására, de biztosak lehetünk abban is, hogy minden számla összegében és formailag is helyesen van kiállítva. Nem kell várnunk a számlák beérkezésére, ami különösen fontos a vidéki futárok esetében, ahol nem rendelkezünk külön irodával, így az ő adminisztrációjuk is a budapesti irodánkban történik.

A kezdetek: 1,5 hónap a bevezetésig

Miután először felmerült az önszámlázás ötlete, rövid keresgélés után rátaláltunk a Számlázz.hu-nál a megbízott számlakibocsátásra. Az első megkeresés, és a tényleges bevezetés között kb. 1-2 hónap telt el. Mivel az elszámolás, és a nyilvántartás a saját fejlesztésű felületünkön történik, nálunk szükség volt házon belüli informatikai fejlesztésre is.

Mára több száz alvállalkozónk csatlakozott a megbízott számlakibocsátáshoz Budapesten és vidéken egyaránt. Sokuk egyáltalán nem jártas a számla kiállításban, nem ismerik az erre vonatkozó számviteli szabályokat, így szívesen veszik, ha átvállaljuk tőlük. Számukra ráadásul semmilyen plusz költséget nem jelent, mert ez a Számlázz.hu #free csomagjában is működik.

Önszámlázás és megbízott számlakibocsátás infografika

Partnerek teendője: szinte nulla

A futárok részéről annyi a teendő, hogy egy általunk kiküldött meghívón keresztül számlázási fiókot kell nyitniuk. A Számlázz.hu átveszi az általunk már korábban feltöltött adatokat, nekik csak ellenőrizniük kell, hogy a vállalkozási adatok megfelelnek-e a valóságnak. Gyakorlatilag további teendőjük nincs. Kéthetente érkezik az e-mail fiókjukba a számla, ugyanezt a számlázási fiókjukban is nyomon követhetik. Igény esetén lehetőség van a könyvelőjüknek is hozzáférést adni. A futárok az adminisztrációs könnyebbségen kívül azt is tapasztalhatták, hogy gyorsabb az átfutási idő, vagyis gyorsabban megkapják a kifizetéseket.

Nehéz felmérni a megspórolt időt, tized ennyi futárnál is rengeteg időt vett el az alvállalkozók által kiállított számlák befogadása, ellenőrzése, rosszul kiállított számlák javítása. Továbbá ezzel lehetőségünk nyílt a könyvelés, ezzel együtt az utalás automatizálására is. A korábbi manuális módszerrel ekkora alvállalkozói létszám mellett már nem lenne kivitelezhető a gördülékeny számlázás.

Nehézségek adódtak?

Mint minden új rendszer bevezetésénél, itt is voltak, akik idegenkedtek az önszámlázástól. A már korábban is vállalkozóként tevékenykedő futárok bizalmatlanok voltak, nem szívesen adták át a számlakibocsátás jogát másnak. Fontos kiemelni, hogy megbízott számlakibocsátóként csak azokhoz a számlákhoz van hozzáférésünk, amit mi állítottunk ki, a vállalkozói adatokat nem tudjuk módosítani. De miután azt tapasztalták, hogy működik a rendszer, és mindkét félnek előnyös, a vonakodók többsége is csatlakozott.

Saját oldalunkon pedig azt tapasztaltuk, hogy a Számlázz.hu munkatársai mindig készségesen segítettek a bevezetés során felmerült problémák esetén, pár órán belül mindig választ kaptunk kérdéseinkre.

A sok alvállalkozóval dolgozó cégeknek mindenképp ajánlanám a megoldás bevezetését.

A következő esettanulmányban egy környezetvédelmi területen dolgozó tanácsadó-fejlesztő cég vezetője osztja meg tapasztalatait a megbízott számlakibocsátással kapcsolatban.

Te már használod? Itt találsz további információt a kényelmi szolgáltatásunkról!

Regisztrálok

Hozzászólások

hozzászólás